Hay un mito recurrente en consultas de clientes: "como estoy en el SIMPLE, no tengo que facturar electrónicamente." Falso. La facturación electrónica es una obligación independiente del régimen tributario y aplica casi a todos los contribuyentes que generan operaciones gravadas o no gravadas, salvo excepciones puntuales. Para el SIMPLE la regla es todavía más directa: el artículo 915 del Estatuto Tributario obliga a sus contribuyentes a expedir factura electrónica y a solicitar factura o documento equivalente a sus proveedores, y el artículo 905 exige tener factura electrónica para pertenecer al régimen. Y en las compras a crédito, el contribuyente SIMPLE necesita, como cualquier otro, los eventos 030 y 032 para que esas facturas le soporten costos e IVA descontable. En este artículo aclaramos exactamente qué aplica al contribuyente SIMPLE, dónde están los matices, y qué hacer para no acumular sanciones cruzadas.
La obligación de emitir factura electrónica
El artículo 616-1 del Estatuto Tributario y la Resolución DIAN 000165 de 2023 (hoy compilada en la Resolución 000227 de 2025) regulan el sistema de facturación electrónica que usa la mayoría de los contribuyentes. Estar en SIMPLE no es excusa para no emitir.
Lo que la ley exige al contribuyente SIMPLE:
- Tener factura electrónica (o documentos equivalentes electrónicos) y firma electrónica es requisito para pertenecer al régimen (art. 905, numeral 6, ET).
- Debe expedir factura electrónica y solicitar factura o documento equivalente a sus proveedores de bienes y servicios (art. 915 ET).
- Debe adoptar la factura electrónica dentro de los dos meses siguientes a su inscripción en el RUT (parágrafo del art. 915 ET).
La sanción por no facturar está en el artículo 652-1 ET, que remite a la clausura del artículo 657 ET: cierre del establecimiento por tres días. El contribuyente puede evitar el cierre si se acoge y paga una multa equivalente al 5% de los ingresos operacionales del mes anterior al hecho (parágrafo 6 del art. 657 ET). La multa del 1% del valor de las operaciones facturadas, con tope de 950 UVT, es otra sanción: la del artículo 652 ET, para quien factura sin algunos requisitos del artículo 617 ET.
La obligación de recibir y gestionar facturas electrónicas
Acá entra el otro lado del proceso, que muchos contribuyentes SIMPLE descuidan: recibir facturas electrónicas de proveedores y gestionar los eventos RADIAN.
La Resolución DIAN 000085 de 2022 (hoy compilada en la Resolución 000227 de 2025) y normas concordantes establecen el sistema de Registro de Facturas Electrónicas como Título Valor (RADIAN), donde se registran eventos sobre las facturas recibidas:
- Evento 030: Acuse de recibo de la factura electrónica.
- Evento 032: Recibo del bien y/o prestación del servicio.
- Evento 033: Aceptación expresa de la factura.
- Evento 031: Reclamo (rechazo de la factura por inconsistencias).
Estos eventos aplican al contribuyente SIMPLE igual que al ordinario, sin diferencia de régimen.
Plazos clave para los eventos RADIAN
| Evento | Plazo |
|---|---|
| 030 - Acuse de recibo | Sin plazo propio en la norma. En compras a crédito es uno de los dos mensajes que exige el art. 616-1 ET para soportar costos e IVA descontable |
| 032 - Recibo del bien | Sin plazo propio. Requiere el 030 previo y es el segundo mensaje del art. 616-1 ET |
| 033 - Aceptación expresa | Dentro de los 3 días hábiles siguientes al recibo del bien o servicio (evento 032) |
| 031 - Reclamo | Dentro de los 3 días hábiles siguientes al recibo del bien o servicio (evento 032) |
Si el contribuyente no acepta expresamente (033) ni reclama (031) dentro de los 3 días hábiles siguientes al recibo del bien o servicio, el emisor puede registrar la aceptación tácita (evento 034) bajo la gravedad de juramento. Una vez aceptada la factura, ya no se pueden inscribir notas crédito ni débito sobre ella, y el proveedor puede hacerla circular, por ejemplo endosándola a una empresa de factoring. Para empresas SIMPLE con flujo de caja ajustado, perder la oportunidad de reclamar una factura con errores puede ser un problema.
Obligación de IVA cuando se está en SIMPLE
Otro punto donde se confunden los contribuyentes: el SIMPLE no exime del IVA. El artículo 915 ET dice que los contribuyentes SIMPLE son responsables de IVA o del impuesto nacional al consumo. Las excepciones están en el parágrafo 4 del artículo 437 ET: no son responsables de IVA quienes solo desarrollan actividades del numeral 1 del artículo 908 (tiendas pequeñas, minimercados, micromercados y peluquería), ni las personas naturales del SIMPLE con ingresos brutos inferiores a 3.500 UVT.
Esto significa:
- Cobra IVA en sus facturas.
- Lo declara en una declaración anual consolidada de IVA y transfiere el IVA mensual a pagar mediante el recibo electrónico SIMPLE (art. 915 ET).
- Tiene derecho a IVA descontable sobre sus compras.
El IVA no se integra en la tarifa SIMPLE. El régimen sustituye el impuesto de renta e integra el ICA consolidado y el impuesto al consumo de expendio de comidas y bebidas, pero el IVA va por cuerda separada, con su propia declaración anual consolidada.
Información exógena: otra obligación cruzada
El contribuyente SIMPLE puede estar obligado a presentar información exógena tributaria (información en medios magnéticos) si cumple los topes que fija la DIAN. La norma vigente es la Resolución DIAN 000162 de 2023, que rige para el año gravable 2024 y siguientes y hoy está compilada en la Resolución 000227 de 2025. Como se modifica con frecuencia, conviene revisar los topes y formatos cada año.
La información exógena cruza con la facturación electrónica que la DIAN ya tiene, así que las inconsistencias se detectan rápido. Una factura emitida que no aparece en exógena, o un proveedor reportado en exógena cuyas facturas no aparecen en el sistema de facturación electrónica, son banderas rojas.
Caso práctico: contribuyente SIMPLE con incumplimientos cruzados
Una empresa de servicios profesionales en el SIMPLE, con ingresos $700.000.000 anuales:
- Emite factura electrónica correctamente: cumplimiento OK.
- Recibe 250 facturas mensuales de proveedores pero no genera los eventos 030 y 032 sobre las compras a crédito.
- Es responsable de IVA, pero sin los eventos 030 y 032 las facturas de sus compras a crédito no le sirven de soporte del IVA descontable (art. 616-1 ET).
Costo del incumplimiento:
- IVA descontable no aprovechado: si paga $30M anuales en IVA por compras a crédito y no puede descontarlo, pierde $30.000.000 al año.
- Riesgo de aceptación tácita: pasados los 3 días hábiles ya no puede reclamar las facturas con errores, y el proveedor puede hacerlas circular.
- Sanción: no existe una multa propia por no generar eventos RADIAN. El costo real es fiscal (IVA descontable) y comercial.
El total: una empresa SIMPLE puede estar perdiendo $30.000.000 al año en IVA descontable simplemente por no gestionar bien las facturas recibidas a crédito.
Tabla resumen: obligaciones cruzadas SIMPLE
| Obligación | Aplica al SIMPLE | Norma base |
|---|---|---|
| Emitir factura electrónica | Sí | Arts. 616-1, 905 y 915 ET; Res. 000165/2023 (hoy Res. 000227/2025) |
| Solicitar factura a los proveedores | Sí | Art. 915 ET |
| Eventos RADIAN | Sí (030 y 032 en compras a crédito, para soportar costos e IVA descontable) | Art. 616-1 ET; Res. 000085/2022 (hoy Res. 000227/2025) |
| Documento soporte de adquisiciones a no obligados | Sí | Res. 000167/2021 (hoy Res. 000227/2025) |
| IVA si es responsable | Sí | Art. 437 ET |
| Retención en la fuente como agente retenedor | Solo sobre pagos laborales (no practica otras retenciones ni autorretenciones) | Art. 911 ET |
| Información exógena | Sí (sobre topes) | Res. 000162/2023 (hoy Res. 000227/2025) |
| Documento equivalente POS | Sí (con condiciones) | Res. 000165/2023 (hoy Res. 000227/2025) |
Sanciones por incumplir obligaciones de facturación
Las principales sanciones cruzadas:
- No facturar electrónicamente (artículos 652-1 y 657 ET): cierre del establecimiento por tres días, que puede evitarse pagando una multa del 5% de los ingresos operacionales del mes anterior al hecho.
- Información en medios electrónicos no presentada (artículo 651 ET): 1% de las sumas no informadas, con tope de 7.500 UVT ($392.805.000 en 2026).
- Información con errores (artículo 651 ET): 0,7% de las sumas informadas con errores (0,5% si se entregaron tarde), dentro del mismo tope de 7.500 UVT.
- Aceptación tácita sin gestión: efecto en flujo de caja, no es sanción pero sí riesgo financiero.
Cómo SisteAcuse cierra el ciclo de RADIAN para contribuyentes SIMPLE
Acá es donde el contribuyente SIMPLE puede capturar mucho valor operativo:
- Acusación masiva en lote de eventos 030, 032 y 033 sobre cientos o miles de facturas en minutos, ideal para empresas SIMPLE con alto volumen, como tiendas o restaurantes.
- Reportes en Excel (XLSX) con la trazabilidad de cada evento RADIAN, útiles para conciliar el IVA descontable.
- Multi-empresa para contadores que llevan varios contribuyentes SIMPLE y necesitan estandarizar la gestión RADIAN sin multiplicar el trabajo manual.
Próximos pasos
Si tu cliente está en SIMPLE pero descuida la recepción de facturas, empieza por la guía de eventos RADIAN y por qué pasa si no se hacen los eventos RADIAN. Para entender la aceptación tácita, consulta el artículo dedicado. Si quieres aprovechar mejor el IVA descontable, mira cuándo es obligatorio el acuse de recibo y la guía de factura electrónica. Para la visión general del régimen, vuelve a la guía del Régimen Simple.