Política de privacidad

1. Responsable del tratamiento

El responsable del tratamiento es Joshua Montclair, persona natural, identificado con cédula de ciudadanía 1108560866, que opera bajo el nombre comercial SisteAcuse (en adelante, "SisteAcuse").

Esta Política aplica a los datos que SisteAcuse trata como responsable (usuarios, compradores, personas que nos contactan y visitantes del sitio) y explica también cómo trata, como encargado, los datos que sus Clientes cargan u obtienen a través de la plataforma (numeral 4).

2. Datos que tratamos como responsable

• Datos de registro y cuenta: nombre, apellido, correo electrónico, número de celular y credenciales de acceso a la plataforma.
• Datos de compra: plan adquirido, valor, fecha y estado del pago, y la información de la transacción que nos reporta la pasarela de pagos (por ejemplo, nombre, documento de identidad, datos de contacto y dirección del pagador, y el medio o la entidad de pago utilizada). SisteAcuse no recibe ni almacena números de tarjetas de crédito o débito.
• Datos para la factura electrónica (solo si la pide a nombre de una empresa o persona): tipo de persona; tipo y número del documento de identificación, con el dígito de verificación si es un NIT; nombre o razón social; el correo en el que recibirá la factura; si es facturador electrónico; y, si decide darlos, nombre comercial, dirección, departamento y municipio, teléfono y responsabilidades tributarias. Para llenar esos datos puede, si quiere, cargar su Registro Único Tributario (RUT): su navegador lee la primera hoja solo para llenar el formulario; el RUT no sale de su equipo y no lo guardamos. Guardamos también la fecha y la hora de su solicitud y la versión de esta Política, y, durante 48 horas, un código derivado de su dirección IP que solo sirve para limitar solicitudes abusivas. Si entrega los datos de otra empresa o persona, usted declara que está autorizado para hacerlo.
• Datos de contacto y soporte: nombre, correo, teléfono y el mensaje que nos envíe por el formulario de contacto, por correo o por WhatsApp.
• Datos de uso de la plataforma: registros de actividad (accesos, operaciones ejecutadas, errores) necesarios para operar, dar soporte y mantener la seguridad del servicio.
• Datos de navegación: identificadores de cookies, dirección IP, tipo de dispositivo y navegador, y páginas visitadas, según lo explicado en el numeral 8.
• Origen de la visita: el anuncio, campaña o enlace por el que llegó al sitio, según se describe en el numeral 8 (Origen de la visita).
• Compras que no se terminan: nombre, correo, celular, plan y valor elegidos, y el origen de la visita de quien llega al paso de pago, aunque no lo termine (numeral 3).

SisteAcuse no solicita datos sensibles (como datos de salud, biométricos, de origen racial u opiniones políticas). Las respuestas a preguntas sobre datos sensibles o de menores son siempre facultativas.

3. Finalidades del tratamiento

Usamos los datos del numeral 2 para:

• Crear y administrar su cuenta, autenticarlo y mantener su sesión segura.
• Prestar el servicio contratado: consultar documentos ante la DIAN, emitir los eventos RADIAN que usted autorice, generar reportes y, si usted lo activa, integrarse con su software contable.
• Procesar pagos, gestionar su plan y cumplir las obligaciones contables y tributarias derivadas.
• Expedir y entregar la factura electrónica de venta de su compra, una vez el pago quede aprobado: transmitirla a la DIAN, enviarla con su representación gráfica al correo que usted indique y conservarla. Si la pide a nombre de una empresa o persona, usamos los datos que usted confirme, con base en su autorización. Si no la pide a nombre de una empresa o persona, la normativa tributaria nos obliga igual a facturar la venta: la expedimos a nombre de "consumidor final" y la enviamos al correo de su cuenta; ese tratamiento se basa en el cumplimiento de esa obligación legal. Esta factura la expide SisteAcuse como vendedor, y no forma parte de los documentos que tratamos por encargo del Cliente (numeral 4).
• Enviarle comunicaciones del servicio: confirmaciones, alertas de vencimiento del certificado o del plan, avisos de cambios y respuestas de soporte.
• Responder solicitudes que nos haga por el formulario de contacto, correo o WhatsApp.
• Medir el uso del sitio y de la plataforma para mejorarlos, y detectar y corregir errores y usos fraudulentos. La analítica del sitio web funciona salvo que usted la rechace en el aviso de cookies (numeral 8).
• Medir y mostrar publicidad de SisteAcuse (numeral 8), salvo que usted la rechace en el aviso de cookies, y saber qué anuncio o campaña trajo cada compra.
• Con su autorización: enviarle información comercial sobre nuevas funciones, planes o productos de SisteAcuse. Las comunicaciones comerciales solo se enviarán por los canales que usted autorice y en los horarios y la frecuencia que permite la Ley 2300 de 2023. Cada comunicación comercial le permitirá dejar de recibirlas, y revocar estas finalidades no afecta la prestación del servicio.
• Atender requerimientos de autoridades y cumplir obligaciones legales.

Las facturas, los datos de sus empresas, su certificado digital y los datos que entregue para su factura no se usan con fines publicitarios ni se envían a herramientas de analítica o publicidad; en la plataforma, el texto de la pantalla se enmascara antes de cualquier medición de uso.

Compras que no se terminan. Cuando usted llega al paso de pago (en el registro, solo si marcó la casilla que autoriza el tratamiento de sus datos), guardamos su nombre, correo, celular, el plan y el valor que eligió, y el origen de su visita, aunque no termine el pago. Los usamos solo para:

• Ayudarle a completar su compra si el pago no se termina: podemos escribirle por correo o por WhatsApp para resolver dudas o problemas con el pago. No los usamos para enviarle publicidad ni los incluimos en listas de mercadeo.
• Saber qué anuncio o campaña trajo cada compra.

Si no termina la compra, estos datos se eliminan a los 30 días. El responsable recibe cada día un correo con el primer nombre, el correo y el celular de quienes no terminaron; ese correo se envía a través de Resend y queda en el buzón de Gmail (Google) del responsable, que actúan como encargados, y el responsable lo elimina dentro del mismo plazo de 30 días. Si termina la compra, el origen de la visita queda asociado a su compra mientras exista la cuenta.

4. Datos que tratamos por encargo del Cliente

Las facturas electrónicas y demás documentos que el Cliente consulta, recibe, emite o carga en la plataforma, así como los datos de las personas que allí figuran, son tratados por SisteAcuse como Encargado del Tratamiento, por cuenta del Cliente, que es el Responsable. Esto incluye, por ejemplo, nombres, números de identificación, correos, teléfonos y direcciones de proveedores o clientes del Cliente que sean personas naturales; los datos del representante legal; y los de las personas que el Cliente designe para firmar o gestionar eventos.

SisteAcuse trata esta información únicamente para prestar el servicio contratado (consultas ante la DIAN, emisión de eventos RADIAN, reportes y, si el Cliente las activa, integraciones con su software contable) y no la usa para fines propios, publicitarios ni de analítica. Las condiciones de este encargo (entre ellas, que el Cliente cuente con la autorización o la base legal necesaria para entregar esos datos, incluida la de su representante legal; el apoyo en los proveedores descritos en el numeral 7; y la supresión o devolución de los datos al terminar el servicio) se rigen por el numeral 12 de los Términos y Condiciones que el Cliente acepta. Si el titular de alguno de esos datos nos presenta una solicitud, la trasladaremos al Cliente dentro de los dos (2) días hábiles siguientes. Los datos de personas jurídicas (como el NIT y la razón social de una empresa) no son datos personales.

5. Certificado digital y credenciales de acceso

El certificado de firma digital, su contraseña y las demás claves o enlaces de acceso a los servicios de la DIAN o al software contable que el Cliente conecte son información confidencial de alto riesgo, porque permiten realizar actos con efectos jurídicos o contables. SisteAcuse los almacena con medidas de seguridad, acceso restringido y uso limitado a la ejecución de las operaciones que el Cliente autorice, y no los entrega a terceros, salvo a la DIAN o al software contable en el curso de esas operaciones, a los proveedores que alojan y procesan la plataforma bajo obligaciones de confidencialidad (numeral 7), o por orden de autoridad competente.

El Cliente es responsable de mantener la vigencia de su certificado y de revocarlo ante la entidad emisora si se ve comprometido. Puede reemplazarlo desde la plataforma o pedirnos su eliminación escribiendo al correo del numeral 1; la atenderemos en los plazos del numeral 11. SisteAcuse no responde por las consecuencias de un certificado vencido, revocado o comprometido que el Cliente haya mantenido activo en la plataforma, salvo que el compromiso obedezca a una falla de seguridad imputable a SisteAcuse.

6. Seguridad de la información

SisteAcuse aplica medidas técnicas, humanas y administrativas razonables y proporcionales al riesgo, entre ellas cifrado de la información en tránsito y en reposo, controles de acceso que separan la información de cada cuenta, copias de respaldo periódicas y monitoreo de la operación. Ningún sistema es completamente infalible.

Si ocurre un incidente de seguridad que comprometa datos personales, lo informaremos a los titulares afectados y a la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), conforme a la normativa vigente.

7. Con quién compartimos datos y transferencias internacionales

SisteAcuse no vende, alquila ni comercializa datos personales. Los datos pueden ser tratados por:

• Proveedores que actúan como encargados: servicios de alojamiento en la nube, bases de datos y almacenamiento; procesamiento de las operaciones ante la DIAN; expedición de las facturas electrónicas de SisteAcuse (incluido, si lo contratamos, un proveedor tecnológico autorizado por la DIAN); distribución y protección del sitio; envío de correo electrónico y atención de soporte; y monitoreo de errores. Los contratamos bajo condiciones que los obligan a tratar los datos solo según nuestras instrucciones, conforme a los principios de la Ley 1581 de 2012, con medidas de seguridad y confidencialidad.
• Terceros que actúan como responsables independientes, bajo sus propias políticas: la pasarela de pagos Wompi (Colombia), que procesa los pagos; Google LLC, Meta Platforms, Inc. y Microsoft Corporation (Estados Unidos), para analítica y medición publicitaria en los términos del numeral 8 (medición de visitas y anuncios); y WhatsApp (Meta), si usted nos contacta por ese canal.
• El software contable que el Cliente decida conectar, por instrucción del propio Cliente.
• La DIAN, en la ejecución de las consultas y eventos que el Cliente autorice, y como destinataria de cada factura electrónica que SisteAcuse expide, que incluye los datos del adquirente, como lo exige la normativa tributaria.
• La persona o empresa a cuyo nombre sale la factura, que la recibe en el correo indicado.
• Autoridades competentes, cuando lo exijan la ley, una orden judicial o un requerimiento administrativo, y cuando sea necesario para prevenir fraude o proteger derechos, en los casos que la ley permite.

Transferencias y transmisiones internacionales. Sus datos se almacenan y procesan en servidores ubicados en Estados Unidos y en la Unión Europea, que la Superintendencia de Industria y Comercio reconoce con un nivel adecuado de protección de datos. Google, Meta y Microsoft pueden tratar los datos de analítica y publicidad también en otros países donde operan. Al otorgar su autorización, usted acepta que sus datos se transfieran y transmitan a esos países con las finalidades descritas en esta Política.

8. Cookies y tecnologías similares

Necesarias. El sitio y la plataforma usan cookies y almacenamiento local indispensables para iniciar sesión, mantener la seguridad, recordar la empresa con la que está trabajando, recordar el tema claro u oscuro y completar el proceso de compra. En el almacenamiento local de su navegador guardamos también su elección en el aviso de cookies (sa_consent), durante un máximo de 12 meses. La pasarela de pagos puede recoger información del dispositivo para prevenir fraude. Estas tecnologías no se usan para analítica ni publicidad y no requieren su autorización.

Analítica y publicidad en sisteacuse.com. El sitio usa herramientas de analítica, Google Analytics 4 y Microsoft Clarity, y de publicidad, el Meta Pixel, que funcionan desde que usted entra al sitio, sin esperar su respuesta. En su primera visita le mostramos un aviso que se lo informa y le permite aceptarlas o rechazarlas con la misma facilidad; con "Configurar" puede rechazar por separado la analítica y la publicidad. Si no elige ninguna opción, el aviso se cierra a los 10 segundos y su elección queda registrada como aceptada; puede rechazarlas después en cualquier momento. Antes de que responda, esas herramientas ya pueden haber registrado su visita a la primera página. Si las rechaza, dejamos de usarlas de inmediato, borramos de su navegador las cookies que instalaron en el dominio de SisteAcuse y no se vuelven a cargar mientras dure su elección; las que el proveedor haya instalado en su propio dominio se gestionan conforme a sus políticas y desde la configuración de su navegador. Guardamos su elección en su navegador durante 12 meses; si cambia esta Política le volveremos a mostrar el aviso, pero lo que haya rechazado seguirá rechazado hasta que elija de nuevo. Si su navegador no permite guardar datos del sitio, su elección solo dura mientras tenga la página abierta. Puede cambiarla en cualquier momento desde el enlace "Preferencias de cookies" del pie de página o con el botón de abajo.

Cambiar preferencias de cookies

• Google Analytics 4 (Google LLC, Estados Unidos): estadística de visitas, páginas consultadas y pasos del proceso de compra, para mejorar el sitio y los planes. Cookies _ga y _ga_*, con un identificador aleatorio del navegador. No enviamos a Google su nombre, correo, teléfono ni NIT. No usamos Google Signals ni la publicidad de Google: las señales publicitarias de Google quedan siempre denegadas, también si acepta la publicidad. Los datos se conservan hasta 14 meses.
• Meta Pixel (Meta Platforms, Inc., Estados Unidos): medir qué anuncios de SisteAcuse en Facebook e Instagram generan visitas, contactos, solicitudes de demo e inicios de compra (el plan elegido y su precio), y mostrar anuncios a personas que visitaron el sitio (remarketing). Cookies _fbp y _fbc.
• Microsoft Clarity (Microsoft Corporation, Estados Unidos y otros países donde opera su nube): mapas de calor y reproducciones de sesión (clics, desplazamiento y páginas visitadas) para mejorar el sitio, con lo que usted escribe en los formularios enmascarado. No enviamos a Clarity su nombre, correo, teléfono ni NIT. Cookies _clck y _clsk y cookies de Microsoft (MUID, CLID, MR, SM y ANONCHK). Las reproducciones de sesión se conservan hasta 30 días, y los mapas de calor y las estadísticas agregadas, hasta 9 meses.
• Salvo que rechace tanto la analítica como la publicidad, un registro en el almacenamiento local de su navegador que evita contar dos veces una misma conversión; se borra a los 30 días o cuando rechaza ambas.

Envío de datos de compra a Meta. Cuando se confirma un pago, SisteAcuse informa la compra a Meta desde su servidor (plan, valor y referencia del pago) con su correo, celular, nombre y apellido convertidos con una función hash (SHA-256) antes del envío. Eso los seudonimiza, pero no los vuelve anónimos: Meta compara esos códigos con los de sus propios usuarios para saber qué anuncios generan ventas y optimizar la entrega de la publicidad de SisteAcuse. Al registrarse, esta finalidad forma parte de la autorización que usted otorga. Si no rechazó la publicidad en el aviso de cookies, el Meta Pixel informa esa misma compra desde su navegador con el mismo código, y Meta cuenta ambos avisos como una sola compra. SisteAcuse no envía a Meta ni a Google el contenido de sus documentos ni la información que usted registra dentro de la aplicación.

Origen de la visita. El sitio guarda en el almacenamiento local de su navegador (no en una cookie) la primera página que visitó, el sitio desde el que llegó y la fecha; y, si llega desde un anuncio o un enlace de campaña, los parámetros de campaña de la dirección (utm_source, utm_medium, utm_campaign, utm_content, utm_term) y los identificadores de clic de anuncios (fbclid de Meta o gclid de Google). Caducan a los 30 días y el sitio no los envía a terceros, aunque, como forman parte de la dirección de la página, Meta y Google pueden verlos a través de sus herramientas de medición (párrafos anteriores). Solo llegan a SisteAcuse si usted inicia un pago, junto con los datos de ese pago (numeral 3), para saber qué anuncio trajo la compra; y, si nos escribe por WhatsApp desde el botón de la demo en vivo, el mensaje lleva un código corto de la red y el anuncio de origen (por ejemplo, "FB-B"), nunca datos suyos. Puede borrarlos limpiando los datos del sitio en su navegador.

Dentro de la plataforma (app.sisteacuse.com), SisteAcuse usa Microsoft Clarity para entender cómo se usa el servicio y mejorarlo: registra interacciones como clics, desplazamientos y páginas visitadas, y puede grabar la sesión asociada a un identificador seudónimo de la cuenta, no al nombre ni al correo. El contenido de la pantalla se enmascara, de modo que los datos que usted escribe o consulta no quedan en la grabación. Microsoft actúa como encargado de este tratamiento. Además, para funcionar más rápido, la plataforma puede guardar en su navegador una copia temporal de la información consultada; en equipos compartidos le recomendamos cerrar sesión y borrar los datos de navegación.

Contenido de terceros. Algunas páginas cargan fuentes tipográficas de Google, que recibe su dirección IP. Los enlaces para agendar la demo en vivo abren Google Calendar o WhatsApp en una pestaña nueva, bajo las políticas de esos servicios.

Otras formas de oponerse. Además del aviso de cookies, puede bloquear o eliminar cookies desde su navegador, instalar el complemento de inhabilitación de Google Analytics (tools.google.com/dlpage/gaoptout) y gestionar el uso de su actividad para anuncios desde la configuración de su cuenta de Meta. Más información en la Política de privacidad de Google, la Política de privacidad de Meta y la Declaración de privacidad de Microsoft. Rechazar estas herramientas no le impide usar el sitio ni la plataforma.

9. Conservación de los datos

• Cuenta y datos del servicio: mientras su cuenta exista. Si su plan vence y no lo renueva dentro de los 180 días siguientes, eliminamos la cuenta y todos sus datos; antes le enviaremos un recordatorio al correo registrado 30 días y 7 días antes de la eliminación. Si solicita cancelar la cuenta o suprimir sus datos, los eliminaremos dentro de los 15 días hábiles siguientes a su solicitud, salvo los que debamos conservar por ley, como las facturas electrónicas que le hayamos expedido.
• Documentos tratados por encargo del Cliente (facturas, eventos RADIAN y demás documentos y datos de sus empresas): mientras la cuenta del Cliente esté vigente; al terminar, se suprimen o se devuelven al Cliente si lo pide. La conservación de estos documentos para fines contables y tributarios corresponde al Cliente. SisteAcuse puede conservar un registro mínimo de las operaciones ejecutadas durante 12 meses para atender reclamaciones.
• Pagos y facturación de SisteAcuse: por el término que exijan las normas comerciales, contables y tributarias. La información técnica del navegador o del dispositivo que reporta la pasarela de pagos se conserva durante 12 meses.
• Facturas electrónicas que SisteAcuse expide y datos del adquirente que contienen: por el término que exijan las normas tributarias y comerciales, aunque la cuenta se cancele, porque existe el deber legal de conservarlas.
• Solicitud de factura de un pago que no queda aprobado: 48 horas, después de las cuales se borra.
• Código derivado de la dirección IP que acompaña la solicitud de factura: 48 horas, después de las cuales se borra.
• Compras que no se terminan (datos de quien llega al paso de pago y no lo termina): 30 días (numeral 3). Si la compra se termina, el origen de la visita queda con la compra mientras exista la cuenta y se borra al eliminarla.
• Contacto y prospectos: 24 meses desde el último contacto.
• Pruebas de autorización: mientras tratemos los datos a los que se refieren y, después, durante el tiempo necesario para demostrar ante la autoridad que la autorización se obtuvo.
• Registros técnicos de actividad y errores: por períodos limitados, en general no superiores a un año.
• Analítica: según lo indicado en el numeral 8. La información enviada a Meta se conserva conforme a las políticas de Meta Platforms, Inc.

Las bases de datos de SisteAcuse estarán vigentes mientras desarrolle su actividad y, respecto de cada titular, durante los plazos anteriores.

10. Derechos del titular

Conforme a la Ley 1581 de 2012, usted tiene derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo cuando la ley no la exija.
• Ser informado, previa solicitud, sobre el uso que se ha dado a sus datos.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de sus datos, cuando no exista un deber legal o contractual de conservarlos.
• Acceder gratuitamente a sus datos personales objeto de tratamiento.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), una vez agotado el trámite del numeral 11.

11. Cómo presentar consultas y reclamos

Área responsable: Joshua Montclair, responsable del tratamiento, a través de sisteacuse@gmail.com.

Quién puede presentarlos: el titular (acreditando su identidad), sus causahabientes, su representante o apoderado, o quien actúe por estipulación a favor de otro.

Consultas: se responden en un máximo de diez (10) días hábiles desde su recibo. Si no es posible hacerlo en ese plazo, le informaremos el motivo y la nueva fecha, que no superará cinco (5) días hábiles adicionales.

Reclamos (corrección, actualización, supresión, revocatoria o presunto incumplimiento): deben incluir la identificación del titular, la descripción de los hechos, la dirección de respuesta y los documentos que quiera hacer valer. Si el reclamo está incompleto, le pediremos completarlo dentro de los cinco (5) días siguientes; si pasan dos (2) meses sin que lo haga, se entenderá desistido. Una vez completo, incluiremos la leyenda "reclamo en trámite" en un máximo de dos (2) días hábiles y lo resolveremos en un máximo de quince (15) días hábiles, prorrogables hasta ocho (8) días hábiles más, previo aviso del motivo.

Solo después de agotar este trámite podrá presentar una queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) en www.sic.gov.co (artículo 16 de la Ley 1581 de 2012).

12. Menores de edad

El servicio está dirigido a empresas y profesionales mayores de edad. SisteAcuse no recolecta intencionalmente datos de niños, niñas o adolescentes; si detecta alguno, lo suprimirá.

13. Vigencia y cambios a esta Política

Esta Política rige desde el 26 de septiembre de 2026. Le comunicaremos los cambios sustanciales por correo electrónico o en el sitio antes de que se apliquen. Si cambian las finalidades del tratamiento, le pediremos una nueva autorización.