Si tienes una empresa en Colombia o llevas la contabilidad de una, a estas alturas ya sabes que la factura electrónica dejó de ser opcional hace tiempo. Pero entre la habilitación ante la DIAN, los proveedores tecnológicos, los eventos RADIAN y las notas crédito, el sistema puede sentirse como un laberinto. En este artículo te explico todo el ecosistema de facturación electrónica en Colombia para 2026, desde los fundamentos hasta las obligaciones que muchas empresas todavía no conocen.
¿Qué es la factura electrónica en Colombia?
La factura electrónica de venta es la factura de venta generada, transmitida y conservada en formato electrónico XML bajo los estándares técnicos definidos por la DIAN. No es simplemente un PDF enviado por correo: es un documento estructurado con firma digital, código único CUFE (Código Único de Factura Electrónica) y validación previa por parte de la DIAN antes de que llegue al comprador.
La obligación de facturar electrónicamente en Colombia se estableció gradualmente entre 2019 y 2022. Hoy en 2026, prácticamente la totalidad de los contribuyentes obligados a facturar deben hacerlo de forma electrónica. Las excepciones son limitadas y aplican para casos muy específicos que la propia DIAN define.
¿Quiénes están obligados a facturar electrónicamente?
Están obligados a expedir factura electrónica de venta todos los contribuyentes que pertenezcan a alguno de estos grupos:
- Responsables del IVA: todas las personas naturales y jurídicas que venden bienes o prestan servicios gravados con IVA.
- Personas naturales que solo venden bienes excluidos o prestan servicios no gravados, salvo que sus ingresos brutos por esas actividades en el año anterior o en el año en curso sean inferiores a 3.500 UVT ($183.309.000 con la UVT 2026), según el art. 1.6.1.4.3, num. 7, del DUR 1625 de 2016.
- Contribuyentes del Régimen Simple de Tributación (RST): deben expedir factura electrónica (art. 915 del E.T.). Estar en el SIMPLE no los saca del IVA: por regla general siguen siendo responsables de IVA o del impuesto al consumo, salvo las excepciones del parágrafo 4 del art. 437 del E.T. (por ejemplo, tiendas pequeñas o personas naturales con ingresos inferiores a 3.500 UVT).
- Exportadores de bienes y servicios.
- Las sociedades y demás personas jurídicas que sean comerciantes, sin importar su nivel de ingresos, salvo las excepciones del art. 1.6.1.4.3 del DUR 1625 de 2016 (por ejemplo, los bancos, o las empresas de transporte público urbano o metropolitano de pasajeros en esa actividad).
Si tu empresa recibe facturas electrónicas de proveedores, tienes obligaciones adicionales como receptor que van más allá de simplemente recibirlas. Te explico esto en la sección de eventos RADIAN más adelante.
Estructura técnica de una factura electrónica válida
Para que una factura electrónica sea válida ante la DIAN, debe contener elementos técnicos y de información específicos:
El CUFE: el número de identificación único
El CUFE (Código Único de Factura Electrónica) es un hash criptográfico que identifica de forma unívoca cada factura electrónica emitida en Colombia. Se genera combinando datos de la factura (NIT del emisor, número de factura, fecha, valor, etc.) con una clave técnica asignada por la DIAN al habilitarse como facturador.
El CUFE es fundamental porque permite verificar la autenticidad de cualquier factura ante la DIAN y es el identificador que usan los sistemas de información para rastrear el estado de cada documento. Si una factura llega sin CUFE válido o con CUFE incorrecto, no tiene validez fiscal.
Requisitos de información mínimos
Además del CUFE, una factura electrónica válida debe incluir:
- Datos completos del emisor: razón social, NIT, dirección, régimen tributario.
- Datos del adquiriente: razón social o nombre, NIT o cédula, correo electrónico.
- Número consecutivo de factura autorizado por la DIAN.
- Fecha y hora de emisión.
- Descripción detallada de bienes o servicios, cantidad y valor unitario.
- Discriminación del IVA, si aplica (tarifa 0%, 5% o 19%, o exclusión).
- Retenciones practicadas, si corresponde.
- Firma digital del emisor.
- Representación gráfica (el PDF que el destinatario puede visualizar).
El proceso de emisión: cómo funciona en la práctica
La emisión de una factura electrónica sigue estos pasos:
- Generación: el software contable o el proveedor tecnológico genera el archivo XML con todos los datos de la factura.
- Firma digital: el sistema aplica la firma digital del emisor usando un certificado de firma digital emitido por una entidad de certificación digital acreditada por ONAC.
- Transmisión a la DIAN: el archivo XML se envía a la DIAN para validación previa. Solo si hay inconvenientes tecnológicos del facturador o de la DIAN se admite la contingencia: factura de talonario o de papel que luego se transmite, o factura electrónica sin validación previa.
- Validación y respuesta: la DIAN valida el documento y responde con un ApplicationResponse confirmando si la factura es válida o si tiene errores.
- Envío al receptor: una vez validada, la factura (XML + representación gráfica PDF) se envía al correo electrónico del receptor o a través de los canales acordados.
Todo este proceso ocurre en segundos cuando el sistema funciona correctamente. Salvo en esas situaciones de contingencia, el receptor no debe recibir una factura que no haya sido validada previamente por la DIAN.
Las obligaciones del receptor: los eventos RADIAN
Aquí es donde muchas empresas cometen errores. Recibir una factura electrónica válida no es el fin del proceso: como receptor, hay eventos que debes registrar ante la DIAN. De ellos depende que la factura soporte tus costos en las compras a crédito y que pueda circular como título valor.
El RADIAN (registro de la factura electrónica de venta como título valor), regulado por el Decreto 1154 de 2020 (hoy capítulo 53 del Decreto 1074 de 2015) y la Resolución DIAN 000085 de 2022 (hoy compilada en la Resolución 000227 de 2025), prevé tres eventos principales a cargo de quien recibe la factura:
| Evento | Descripción | Plazo |
|---|---|---|
| Acuse de Recibo | Confirmación de que la factura fue recibida | Sin plazo propio; conviene hacerlo apenas llega |
| Recibo del Bien o Prestación del Servicio | Confirmación de que el bien o servicio fue recibido | Cuando se recibe el bien o se presta el servicio |
| Aceptación Expresa | Aceptación formal de la obligación de pago | 3 días hábiles desde el recibo del bien o servicio; si no aceptas ni reclamas en ese plazo, el emisor puede registrar la aceptación tácita (evento 034) |
En compras a crédito o con plazo para el pago, sin el acuse de recibo y el recibo del bien o servicio la factura no queda como soporte pleno de costos, deducciones e IVA descontable (art. 616-1 del Estatuto Tributario). Si igual declaras esos valores y la DIAN los rechaza, puede aplicar la sanción por inexactitud. Ninguna de las normas que revisamos fija una multa propia en UVT por no hacer los eventos: la cifra de 15.000 UVT que suele circular es el tope que tenía el artículo 651 del E.T. (no envío de información) antes de la Ley 2277 de 2022, que lo bajó a 7.500 UVT ($392.805.000 en 2026). Más en qué pasa si no hago los eventos RADIAN.
El problema real es que si tu empresa recibe decenas o cientos de facturas al mes, gestionar estos tres eventos para cada una manualmente es prácticamente imposible sin un sistema automatizado. Para esto existe SisteAcuse: una plataforma web que sincroniza las facturas recibidas desde el portal de la DIAN y registra los eventos 030, 032 y 033 de forma masiva o con auto-acuse programado, para que ninguna factura se quede sin sus eventos.
Otros documentos del sistema de facturación electrónica
El sistema de facturación electrónica en Colombia incluye también otros documentos electrónicos que complementan o modifican las facturas:
Nota Crédito Electrónica
Se usa para anular total o parcialmente una factura electrónica ya emitida. Casos comunes: devolución de mercancía, descuentos post-factura, corrección de precio. La nota crédito debe referenciar el CUFE de la factura original y también pasar por validación de la DIAN.
Nota Débito Electrónica
Se usa para aumentar el valor de una factura ya emitida. Casos típicos: intereses de mora, cargos adicionales acordados después de la facturación. También requiere validación DIAN y referencia al CUFE de la factura original.
Documento Soporte en Adquisiciones a No Obligados
Cuando compras a un proveedor que no está obligado a facturar electrónicamente (por ejemplo, un trabajador informal o una persona del régimen de no responsables del IVA), debes expedir tú mismo un Documento Soporte con su propio código CUDS (Código Único de Documento Soporte) para poder soportar ese costo. Este documento también pasa por validación DIAN.
Proveedores tecnológicos y otras formas de facturar
Para facturar electrónicamente en Colombia puedes usar tres modalidades:
- Software propio o adquirido: si desarrollas o compras tu propio sistema de facturación y lo habilitas directamente ante la DIAN. Debes superar las pruebas de habilitación.
- Servicio gratuito de la DIAN: la solución de facturación que ofrece la propia DIAN, sin costo y sin límite de facturas.
- Proveedor tecnológico: empresas autorizadas por la DIAN para generar y transmitir los documentos electrónicos en nombre de sus clientes. Aunque uses un proveedor, igual debes habilitarte y hacer las pruebas.
Antes de contratar un proveedor, verifica que esté habilitado ante la DIAN (art. 1.5.1.5.1.1, num. 4.1, de la Res. 000227 de 2025). La elección depende del tamaño de tu empresa, el volumen de facturación y la integración con tu software contable.
Conservación y archivo de facturas electrónicas
Las facturas electrónicas, como cualquier documento tributario, deben conservarse durante el término de firmeza de la declaración tributaria que soportan (art. 632 del E.T., art. 46 de la Ley 962 de 2005 y art. 1.5.1.11.2 de la Res. DIAN 000227 de 2025). La firmeza general es de 3 años (art. 714 del E.T.), pero puede ser mayor, por ejemplo en declaraciones que liquidan pérdidas fiscales, así que conviene guardarlas por más tiempo. La conservación debe garantizar:
- Integridad del documento (que no haya sido alterado).
- Autenticidad del origen.
- Legibilidad durante todo el período de conservación.
Muchos proveedores tecnológicos ofrecen almacenamiento incluido en sus planes. Sin embargo, te recomiendo siempre tener una copia independiente en tus propios sistemas.
Lo que viene: la evolución del sistema en 2026
El marco sigue en movimiento. En enero de 2026 MinCIT publicó un proyecto de decreto que contaría los 3 días hábiles de la aceptación desde la recepción de la factura, y no desde el recibo de la mercancía o del servicio. Al 24 de septiembre de 2026 sigue siendo un proyecto: rige el Decreto 1074 de 2015 tal como quedó con el Decreto 1154 de 2020. Las empresas que tengan sus eventos RADIAN al día estarán mejor preparadas para cualquier ajuste y para los cruces de información de la DIAN.
Si aún no tienes un sistema automatizado para los eventos RADIAN, SisteAcuse te permite empezar hoy mismo: sube el certificado digital de cada empresa, sincroniza sus facturas desde la DIAN y programa el auto-acuse. Prueba la demo interactiva y ve cómo funciona en tu caso específico.