La nómina electrónica en Colombia es una obligación que muchos empleadores todavía están implementando o consolidando. A diferencia de la factura electrónica, la nómina electrónica no es un documento que se emite al trabajador — es un reporte que se transmite a la DIAN para soporte de la deducción de costos laborales en la declaración de renta. En esta guía explico todo lo que necesitas saber.
¿Qué es la nómina electrónica?
La nómina electrónica (llamada técnicamente "Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica") es el documento electrónico que los empleadores deben transmitir a la DIAN para soportar el pago de salarios, prestaciones sociales y demás pagos derivados de la relación laboral o legal y reglamentaria (y a los pensionados a su cargo) que pretenden tomar como costo o deducción en su declaración de renta.
Su base legal son los artículos 616-1 y 771-2 (inciso 3) del Estatuto Tributario. Se implementó mediante la Resolución 000013 de 2021 de la DIAN, hoy compilada en la Resolución 000227 de 2025 (arts. 1.5.3.x), con implementación gradual por grupos de empleadores según el número de empleados.
Es importante entender que la nómina electrónica no reemplaza el comprobante de pago de nómina que recibes mensualmente como empleado. Ese documento sigue siendo válido. La nómina electrónica es un reporte de la empresa hacia la DIAN, en paralelo a los procesos de nómina ya existentes.
¿Quiénes están obligados?
Están obligados a generar y transmitir nómina electrónica todos los empleadores que:
- Sean contribuyentes del impuesto sobre la renta y hagan pagos derivados de una relación laboral o legal y reglamentaria, o pagos a pensionados a su cargo.
- Necesiten soportar esos pagos como costo o deducción en renta (o como impuesto descontable en IVA, cuando aplique).
Si tienes empleados pero no eres contribuyente del impuesto sobre la renta, o no necesitas soportar esos pagos como costo o deducción, revisa tu caso con tu contador: la obligación está ligada a los contribuyentes de renta que requieren ese soporte.
¿Qué información incluye la nómina electrónica?
El Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica se genera por cada trabajador y de forma mensual, aunque la nómina se pague en periodos más cortos, y debe incluir la siguiente información:
| Concepto | Descripción |
|---|---|
| Datos del trabajador | Apellidos, nombres y número de identificación del beneficiario del pago, más los demás datos que exige el anexo técnico |
| Período de pago | Fechas de inicio y fin del período liquidado |
| Devengados | Salario, horas extras, bonificaciones, viáticos, comisiones, prima de servicios, vacaciones disfrutadas, etc. |
| Deducciones | Aportes a salud y pensión del empleado, retención en la fuente por salarios, libranzas, otros descuentos |
| Valor total diferencia | Total devengado menos total deducido |
| Datos del documento | Nombre o razón social y NIT del empleador, CUNE, numeración consecutiva interna, medio de pago, fecha y hora de generación, firma digital y datos del proveedor tecnológico y del software |
Plazos de transmisión
La nómina electrónica debe transmitirse a la DIAN dentro de los diez (10) primeros días del mes siguiente a aquel al que corresponden los pagos. La norma no dice “hábiles”, pero en los plazos de días de los actos oficiales se suprimen los feriados y los días de vacancia (art. 62 de la Ley 4 de 1913), así que en la práctica se cuentan días hábiles. Por ejemplo, la nómina de enero de 2026 se podía transmitir hasta el viernes 13 de febrero de 2026.
Si hay ajustes o correcciones a la nómina ya transmitida, se genera una nota de ajuste electrónica que también debe transmitirse a la DIAN.
¿Cómo se transmite la nómina electrónica?
Existen tres modalidades de transmisión:
Con software adquirido a un proveedor de soluciones tecnológicas
Muchos software de nómina del mercado (en la práctica se les suele llamar proveedores tecnológicos de nómina o PTN) incluyen la generación y transmisión de la nómina electrónica a la DIAN. Aun así, el empleador debe hacer la habilitación en el sistema de la DIAN, registrar el software y superar las pruebas. Es la opción más común para la mayoría de empresas.
Directamente con software propio
Las empresas con software de nómina desarrollado internamente pueden conectarse directamente a los servicios web de la DIAN. Requiere desarrollo técnico y superar las pruebas de habilitación ante la DIAN.
Con el servicio gratuito de la DIAN
El servicio gratuito del sistema de facturación de la DIAN también puede usarse para generar y transmitir la nómina electrónica, previa habilitación.
Consecuencias de no transmitir nómina electrónica
Desde el punto de vista fiscal, la consecuencia más importante de no transmitir la nómina electrónica es que los costos laborales pueden ser rechazados como deducción en la declaración de renta. Con base en los artículos 616-1 y 771-2 (inciso 3) del E.T., la DIAN estableció que el Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica es el soporte de los costos y deducciones por pagos laborales (Resolución 000013 de 2021, hoy art. 1.5.3.2.1 de la Resolución 000227 de 2025).
Adicionalmente, la DIAN puede imponer sanciones por no suministrar la información (artículo 651 E.T.) y por inexactitud en la declaración de renta si se tomaron deducciones sin el soporte requerido.
Nómina electrónica vs. factura electrónica: diferencias clave
| Aspecto | Factura electrónica | Nómina electrónica |
|---|---|---|
| ¿A quién va? | Al comprador del bien/servicio | A la DIAN (solo soporte fiscal) |
| ¿El empleado la recibe? | N/A | No directamente |
| ¿Tiene CUFE? | Sí (CUFE) | Sí (CUNE - Código Único de Nómina Electrónica) |
| ¿Hay eventos RADIAN? | Sí: el adquirente genera el acuse (030), el recibo del bien o servicio (032) y la aceptación expresa (033) o el reclamo (031); la aceptación tácita (034) la registra el emisor | No aplica |
| ¿Propósito principal? | Soporte de ventas y compras | Soporte de costos laborales |
La relación entre nómina electrónica y eventos RADIAN
Aunque la nómina electrónica no genera eventos RADIAN (esos solo aplican para facturas electrónicas de venta), las dos obligaciones coexisten en el ecosistema tributario digital de Colombia. Una empresa empleadora debe:
- Emitir facturas electrónicas por sus ventas.
- Gestionar eventos RADIAN para las facturas que recibe de sus proveedores (en compras a crédito o con plazo, el acuse 030 y el recibo del bien o servicio 032 son requisito para que la factura soporte costos, deducciones e IVA descontable).
- Transmitir nómina electrónica por los pagos a sus empleados.
Para la gestión de eventos RADIAN de las facturas de proveedores, SisteAcuse automatiza los tres eventos del adquirente (030, 032 y 033) con acusación masiva y auto-acuse programado, permitiendo que tu equipo contable se concentre en otros procesos críticos como la nómina y las declaraciones tributarias.
Lista de verificación para empleadores
- ☑ ¿Tienes un PTN de nómina configurado y conectado a la DIAN?
- ☑ ¿Está configurado correctamente cada empleado con su tipo de contrato, salario y beneficios?
- ☑ ¿Se están transmitiendo las nóminas dentro de los 10 primeros días (hábiles) del mes siguiente?
- ☑ ¿Se generan y transmiten notas de ajuste cuando hay correcciones?
- ☑ ¿Estás conservando los CUNE de cada documento transmitido?
- ☑ ¿Cruzas mensualmente los valores de la nómina electrónica con tu declaración de retención en la fuente por salarios?
La nómina electrónica es una obligación que, bien gestionada, no debería representar un problema adicional — es simplemente una transmisión automática de los datos de nómina que ya estás calculando. El reto está en asegurarse de que el software esté correctamente configurado y que las transmisiones no tengan errores técnicos que la DIAN rechace.