Las notas crédito y débito electrónicas son documentos que complementan el ciclo de la factura electrónica en Colombia, pero que generan muchas dudas en la práctica. ¿Cuándo se usa una nota crédito vs. una nota débito? ¿Qué pasa con los eventos RADIAN de la factura original? ¿Cómo afecta una nota crédito al IVA y a la retención? En esta guía resuelvo todo.

¿Qué es una nota crédito electrónica?

La nota crédito electrónica es un documento de ajuste que el emisor de una factura electrónica expide para disminuir el valor de una factura ya emitida. Técnicamente, es un documento electrónico XML que referencia el CUFE de la factura original que está ajustando.

Los casos más comunes en que se debe emitir nota crédito:

  • Devolución de mercancía: el cliente devuelve total o parcialmente los bienes facturados.
  • Descuento post-factura: se otorga un descuento adicional después de haber emitido la factura (distinto a los descuentos que se incluyen en la misma factura).
  • Corrección de precio: se facturó a un precio mayor al acordado y se debe ajustar.
  • Anulación de factura: cuando se requiere cancelar completamente una factura, se emite una nota crédito por el valor total.
  • Rescisión del contrato: cuando se cancela un contrato cuyo valor ya fue facturado parcial o totalmente.

¿Qué es una nota débito electrónica?

La nota débito electrónica es el documento opuesto: ajusta el valor de una factura hacia arriba, es decir, aumenta el valor que el receptor debe pagar. También referencia el CUFE de la factura original.

Casos comunes de nota débito:

  • Intereses de mora: cuando el cliente se tardó en pagar y se le cobran intereses.
  • Cargos adicionales acordados después de facturar: fletes adicionales, ajustes por variación de precios, etc.
  • Corrección de precio menor al real: se facturó menos de lo que debía facturarse.

Requisitos técnicos de notas crédito y débito electrónicas

Al igual que las facturas electrónicas, las notas crédito y débito deben:

  • Ser generadas en formato XML bajo los estándares técnicos de la DIAN.
  • Contener la firma digital del emisor.
  • Ser transmitidas a la DIAN para validación antes de enviarse al receptor.
  • Contener el CUFE de la factura original que están ajustando.
  • Tener su propio código de identificación: el CUDE (Código Único de Documento Electrónico).

Impacto en el IVA y la retención en la fuente

Las notas crédito y débito tienen efectos directos en el IVA y, en algunos casos, en las retenciones:

Efecto en el IVA

Cuando se emite una nota crédito por devolución de mercancía o descuento, el IVA correspondiente también se ajusta. El vendedor reduce su IVA generado y el comprador debe reducir su IVA descontable. Este ajuste debe reflejarse en la declaración de IVA del período en que se emite la nota crédito.

Efecto en las retenciones

La retención en la fuente la practica el comprador como agente retenedor, no el emisor de la nota. Cuando se anula, rescinde o resuelve una operación sometida a retención en la fuente a título de renta, el agente retenedor puede descontar lo que retuvo por ella de las retenciones que deba declarar en el período en que ocurrió la anulación y, si no alcanza, de los períodos siguientes. Para hacerlo debe anular el certificado que haya expedido sobre esas retenciones y, si la anulación ocurre en el año fiscal siguiente, conservar una manifestación del retenido de que no imputó esa retención en su declaración de renta (art. 1.2.4.8 del Decreto 1625 de 2016).

¿Qué pasa con los eventos RADIAN cuando hay una nota crédito?

Este es uno de los puntos que más confusión genera. Los eventos RADIAN (030 acuse de recibo, 032 recibo del bien o servicio, 033 aceptación expresa y 034 aceptación tácita, que registra el emisor) se registran sobre la factura electrónica de venta, no sobre las notas crédito o débito. Ninguna norma exige un acuse de recibo ni una aceptación expresa de la nota.

Lo que sí cambia es el orden: una vez la factura queda aceptada, de forma expresa (033) o tácita (034), ya no se pueden inscribir notas crédito ni débito sobre ella (parágrafo 3 del art. 2.2.2.53.4 del Decreto 1074 de 2015 y reglas de validación del Anexo Técnico de Factura Electrónica de Venta 1.9). En la práctica, esto significa:

  • Si hay una devolución, un descuento posterior o un error de precio, conviene detectarlo antes de aceptar la factura. El comprador puede reclamarla (evento 031) dentro de los 3 días hábiles siguientes al recibo del bien o servicio, y el emisor ajusta con la nota que corresponda. El paso a paso está en cómo rechazar una factura electrónica con el evento 031.
  • Si el ajuste es solo de precio y la factura aún no ha sido aceptada, el emisor puede expedir la nota crédito o débito sin que el comprador tenga que registrar eventos nuevos.
  • La nota no reemplaza los eventos de la factura: en compras a crédito o con plazo, lo que exige el art. 616-1 del Estatuto Tributario para soportar costos, deducciones e IVA descontable son el acuse de recibo (030) y el recibo del bien o servicio (032) de la factura.

Decidir a tiempo qué facturas aceptar es clave para no cerrarle la puerta a una nota crédito pendiente. SisteAcuse automatiza los eventos 030, 032 y 033 sobre las facturas recibidas, con acusación masiva y auto-acuse programado, sin tener que registrarlos uno por uno en el portal de la DIAN.

Errores frecuentes con notas crédito en Colombia

  • Emitir nota crédito sin referenciar la factura original: la nota debe llevar el prefijo, el número, el CUFE y la fecha de la factura que ajusta. Ese requisito solo se omite cuando no se puede identificar en forma clara la factura que dio origen a la nota (art. 1.5.1.5.6.1 de la Resolución DIAN 000227 de 2025, antes art. 36 de la Resolución 000165 de 2023). La nota que anula una factura siempre debe referenciarla.
  • No ajustar el IVA en la nota crédito: si la factura original tenía IVA, la nota crédito también debe incluir el ajuste proporcional del IVA. Omitirlo genera inconsistencias en la declaración.
  • Buscar una "corrección directa" de la factura: una factura electrónica ya validada no se edita. Si tiene errores en el NIT del receptor, la dirección o la descripción del bien, se anula con una nota crédito, que es el mecanismo de anulación de la factura electrónica, y se expide una factura nueva. El número de la factura anulada no se puede volver a usar.
  • Emitir nota débito en lugar de nota crédito o viceversa: parece básico pero ocurre. Una nota débito aumenta el valor; una nota crédito lo disminuye. Confundirlos genera problemas contables y fiscales.
  • No registrar la nota crédito en el mismo período contable: la nota crédito debe registrarse contablemente en el período en que se emite, no en el período de la factura original. Esto afecta el cálculo del IVA y de los costos del período.

Conservación de notas crédito y débito

Al igual que las facturas, las notas crédito y débito electrónicas deben conservarse por el término de firmeza de la declaración tributaria correspondiente (mínimo 5 años). Conserva tanto el XML como la representación gráfica (PDF) y el ApplicationResponse de la DIAN confirmando la validez del documento.

Una buena práctica es mantener un registro que vincule cada nota crédito o débito con la factura original que ajusta, facilitando la reconciliación contable y la preparación de la información exógena.