¿Cuántos contribuyentes se quedan por fuera del SIMPLE cada año por dejar la inscripción para el último día? El plazo lo fija el artículo 909 del Estatuto Tributario: quien ya tiene RUT debe actualizarlo a más tardar el último día hábil de febrero (en 2026, el viernes 27 de febrero). Pasada esa fecha, el contribuyente se queda en el régimen ordinario por todo el año gravable. Lo curioso es que el trámite es relativamente sencillo si se hace con anticipación, pero pequeños descuidos en el RUT, en la firma electrónica, en la factura electrónica o en los códigos CIIU dejan la solicitud cojeando. En esta guía te muestro el paso a paso real, mes por mes, y las trampas operativas que rechazan inscripciones que parecían listas.

Antes de inscribir: la lista de chequeo previa

No empieces el trámite sin revisar esto, porque cada punto es causal de rechazo o de exclusión posterior:

  • RUT actualizado con la dirección de notificación correcta y el correo electrónico vigente.
  • Códigos CIIU correctos (principal y secundarios). El grupo SIMPLE depende del CIIU, así que un código mal puesto manda al cliente al grupo equivocado.
  • Tener el instrumento de firma electrónica (IFE) y la factura electrónica (art. 905, num. 6 ET). Si la factura electrónica no se adopta dentro de los 2 meses siguientes a la inscripción en el SIMPLE, el incumplimiento ya no es subsanable. Desde la Ley 2277 de 2022, estar al día en impuestos y seguridad social ya no figura entre los requisitos del artículo 905, aunque conviene sanear cualquier deuda antes del cambio.
  • Verificar que la actividad no esté en las exclusiones del artículo 906 del Estatuto Tributario (entidades financieras, factoring, asesoría financiera y estructuración de créditos, microcrédito, energía eléctrica, entre otras).
  • Confirmar que los socios sean personas naturales residentes si se trata de persona jurídica.

Calendario crítico mes por mes

Las fechas son las que mandan. Estas son las que tienes que tener en el calendario:

Mes Acción
Octubre - Noviembre del año anterior Revisión de proyección de ingresos para confirmar que no superan 100.000 UVT
Diciembre Actualización del RUT, verificación de CIIU, ponerse al día en parafiscales
Enero y febrero (hasta el último día hábil de febrero; en 2026, el 27 de febrero) Inscripción al SIMPLE actualizando el RUT en el portal MUISCA
Marzo Verificar en el RUT descargado que quedó la responsabilidad SIMPLE y archivar los soportes
Mayo Pago del anticipo del bimestre enero-febrero 2026 (del 12 al 26 de mayo, según el último dígito del NIT)

Quien se inscribe por primera vez en el RUT puede optar por el SIMPLE en cualquier momento del año, siempre que lo indique en el formulario de inscripción (art. 909 ET). El plazo de 2 meses siguientes a la inscripción es otro: el que tiene el contribuyente SIMPLE para adoptar la factura electrónica (art. 915 ET). Para quien ya tiene RUT, el cierre anual no lo fija la DIAN por resolución: lo fija la ley, y es el último día hábil de febrero.

Paso 1: Iniciar sesión en el portal MUISCA

Entra a www.dian.gov.co y selecciona "Usuario Registrado". Ingresa:

  • Tipo de documento del contribuyente (cédula de ciudadanía, NIT, etc.)
  • Número de documento
  • Contraseña

Si la contraseña está bloqueada, usa "¿Olvidaste tu contraseña?" antes de empezar el trámite, no en el último día de plazo.

Paso 2: Acceder al servicio de actualización del RUT

Una vez dentro, busca la opción "Actualización del RUT" en el menú de servicios. Esta es la ruta para inscribir o actualizar las responsabilidades.

El SIMPLE se marca como una responsabilidad adicional en la casilla 53 (Responsabilidades, calidades y atributos) del formulario 001. La responsabilidad se identifica con un código numérico que la DIAN asigna específicamente al Régimen Simple.

Paso 3: Marcar la responsabilidad SIMPLE en el RUT

En la casilla 53 (Responsabilidades, calidades y atributos), agrega el código de responsabilidad correspondiente al Régimen Simple. La tarifa SIMPLE no se escoge en el formulario: la determinan la actividad empresarial que desarrolla el contribuyente (por eso sus códigos CIIU deben estar bien registrados) y el nivel de sus ingresos brutos (art. 908 ET). Antes de enviar, confirma que el cliente cumple los requisitos del artículo 905 ET y que no está en ninguna causal del artículo 906 ET.

Paso 4: Validar y firmar

Antes de enviar, el sistema muestra un resumen. Revísalo con detenimiento. Una vez firmado con el instrumento de firma electrónica (IFE) de la DIAN, la solicitud queda enviada y la DIAN emite un número de radicado.

Guarda el PDF de la actualización del RUT y el correo de confirmación. Es la prueba ante cualquier discusión posterior.

Paso 5: Confirmar la inscripción en el RUT actualizado

Después del envío, descarga el RUT actualizado y verifica que aparezca:

  • En la hoja de responsabilidades, el código del SIMPLE.
  • Las actividades económicas (CIIU) correctas, porque de ellas depende la tarifa.
  • La fecha de inicio de la responsabilidad.

Si no aparece, no se completó el trámite. Hay casos donde el sistema MUISCA presenta errores y la inscripción queda en estado pendiente.

Errores frecuentes que rechazan la inscripción

He visto estos en la práctica más veces de las que quisiera:

  • CIIU principal en una actividad excluida. Por ejemplo, un consultor con CIIU de actividad financiera marginal.
  • No contar con el instrumento de firma electrónica (IFE) o no adoptar la factura electrónica a tiempo (arts. 905, num. 6, y 915 ET): la factura electrónica debe quedar adoptada dentro de los 2 meses siguientes a la inscripción en el SIMPLE; pasado ese plazo, el incumplimiento ya no es subsanable.
  • Socio no residente en sociedad jurídica. Todos los socios deben ser personas naturales residentes en Colombia; un socio extranjero residente sí es admisible, pero uno no residente impide optar.
  • Inscripción después del último día hábil de febrero sin ser un inscrito nuevo en el RUT.
  • No actualizar dirección de notificación, lo que hace que requerimientos posteriores se notifiquen a una dirección antigua.
  • No marcar todas las responsabilidades correctas: SIMPLE no exime de IVA si el contribuyente es responsable.

Ejemplo de costo de un error

Un cliente con ingresos proyectados de $1.200.000.000 se inscribe al SIMPLE creyendo que le corresponde el grupo 1 (tiendas pequeñas, minimercados y peluquería), cuando por su CIIU sus ingresos son de servicios profesionales, de consultoría y científicos. Con UVT 2026 de $52.374, un bimestre de $200.000.000 equivale a unas 3.819 UVT (rango de 2.500 a 5.000 UVT). El primer anticipo bimestral lo paga al 4,4% del grupo 1: $8.800.000. La tarifa correcta para servicios profesionales en ese rango es del 12%, es decir $24.000.000. Diferencia: $15.200.000 subpagados en un solo bimestre.

Cuando la DIAN detecta la diferencia, no solo exige el saldo con intereses de mora: también puede proponer sanción por inexactitud (artículos 647 y 648 ET).

Documentación que conviene archivar

Manten una carpeta digital con:

  • RUT actualizado en PDF, antes y después de la inscripción.
  • Correo de confirmación de la DIAN.
  • Captura del estado del trámite en MUISCA.
  • Soporte de aportes parafiscales al día (PILA del último mes).
  • Estados de cuenta DIAN sin obligaciones en mora.

Esta carpeta es lo primero que pide un revisor fiscal o un auditor cuando entra a revisar el cumplimiento.

Cómo SisteAcuse acompaña al contribuyente SIMPLE en su operación RADIAN

Inscrito al SIMPLE, el contribuyente sigue recibiendo facturas electrónicas de sus proveedores. Si es responsable de IVA y compra a crédito, necesita los eventos 030 (acuse de recibo) y 032 (recibo del bien o servicio) para que esas facturas soporten el IVA descontable (art. 616-1 ET). SisteAcuse le ayuda con:

  • Acusación masiva en lote de los eventos 030 (acuse de recibo), 032 (recibo del bien) y 033 (aceptación expresa) para procesar cientos de facturas en minutos.
  • Reportes detallados en Excel (XLSX) con el historial de cada evento RADIAN, útiles para revisorías o ante un cruce con la información exógena.
  • Multi-empresa para contadores que manejan varios clientes en SIMPLE y quieren centralizar la gestión RADIAN sin perder trazabilidad.

Próximos pasos

Con la inscripción lista, los siguientes temas son entender bien el calendario de pagos bimestrales SIMPLE 2026 y revisar la comparativa con el régimen ordinario para confirmar que la decisión sigue siendo correcta. Si la actividad de tu cliente es de servicios profesionales, complementa con el análisis para profesionales liberales. Y para la visión general, vuelve al guía completa del Régimen Simple.