Montar una empresa en Colombia es relativamente sencillo. Mantenerla al día con la DIAN durante el primer año es otra historia. En mi experiencia asesorando emprendedores, el primer año es donde más errores tributarios ocurren — no por falta de honestidad, sino por falta de información.
Esta guía está escrita para los fundadores, gerentes y directores financieros de empresas nuevas que quieren hacer las cosas bien desde el principio. Sin tecnicismos innecesarios y con los pasos en el orden correcto.
Antes de empezar: ¿SAS, sociedad limitada o persona natural?
La primera decisión tributaria es la estructura jurídica. En Colombia, las opciones más comunes para nuevas empresas son:
- S.A.S. (Sociedad por Acciones Simplificada): La forma más popular. Responsabilidad limitada, trámite de constitución sencillo, flexible en su estructura. Tributa como persona jurídica a la tarifa del 35%.
- Persona natural con negocio: Más simple de crear, pero mezcla el patrimonio personal con el empresarial. Declaras renta como persona natural (cédula de rentas no laborales).
- Sociedad limitada: Similar a la SAS en tributación, pero más rígida en su estructura. Hoy pocas empresas nuevas la escogen.
Mi recomendación para la mayoría de emprendedores: constituye una SAS. La separación de patrimonio personal y empresarial te protege, y la estructura es lo suficientemente flexible para adaptarse al crecimiento.
Paso 1: RUT y NIT — tu identidad tributaria
El Registro Único Tributario (RUT) es el documento que te identifica ante la DIAN. Sin él, no puedes facturar, contratar con el Estado ni cumplir con tus obligaciones tributarias.
Para obtenerlo:
- Primero constituye la empresa en la Cámara de Comercio
- Normalmente la inscripción en el RUT se hace en el mismo trámite de registro ante la Cámara de Comercio, que la gestiona con la DIAN (la norma permite inscribirse en el RUT a través de las Cámaras de Comercio o de la Ventanilla Única Empresarial)
- El NIT (Número de Identificación Tributaria) queda asignado en el RUT
Verifica que el RUT quede con las actividades económicas correctas (código CIIU) y el régimen de IVA que corresponde. Si operas como persona natural y cumples todas las condiciones del parágrafo 3 del artículo 437 del Estatuto Tributario (entre ellas, ingresos inferiores a 3.500 UVT), puedes inscribirte como no responsable de IVA. Una SAS o cualquier otra sociedad que venda bienes o preste servicios gravados es responsable de IVA desde el inicio, sin importar su nivel de ingresos.
Paso 2: Facturación electrónica desde el primer día
Desde tu primera venta, debes emitir factura electrónica. La facturación en papel ya no es válida para la gran mayoría de contribuyentes en Colombia.
Para facturar electrónicamente necesitas:
- Habilitarte como facturador electrónico ante la DIAN
- Elegir cómo vas a facturar: con el servicio gratuito de la DIAN, con un software propio o adquirido, o a través de un proveedor tecnológico autorizado
- Configurar el software de facturación
El proceso de habilitación ante la DIAN incluye un proceso de pruebas. No es complicado, pero sí toma unos días. Planifícalo antes de tu primera venta, no el día que vayas a facturar por primera vez.
Paso 3: ¿Eres responsable de IVA?
Esta pregunta determina si debes cobrar IVA a tus clientes y presentar declaraciones bimestrales o cuatrimestrales. La calidad de no responsable de IVA (antes régimen simplificado) aplica solo a personas naturales, que deben cumplir la totalidad de las condiciones del artículo 437, parágrafo 3, del Estatuto Tributario. Entre ellas:
- Ingresos brutos totales de la actividad inferiores a 3.500 UVT en el año anterior o en el año en curso ($183.309.000 con la UVT 2026 de $52.374; $174.296.500 con la UVT 2025)
- No tener más de un establecimiento de comercio, sede u oficina
- No ser usuario aduanero
- No haber celebrado, en el año anterior ni en el año en curso, contratos de venta de bienes o prestación de servicios gravados por valor individual igual o superior a 3.500 UVT
Si eres no responsable, no cobras IVA pero tampoco lo descuentas. Si eres responsable, cobras el 19% (o la tarifa del bien/servicio), lo declaras y puedes descontar el IVA que pagas a tus proveedores.
Paso 4: Retención en la fuente — las dos caras
Como empresa nueva debes entender la retención en dos direcciones:
Te retienen a ti
Cuando vendes a grandes empresas o entidades del Estado, tu comprador te practicará retención en la fuente sobre el pago. Esa retención aparece en el certificado anual de retenciones y lo descuentas en tu declaración de renta.
Tú retienes a otros
Si tu empresa es una sociedad, eres agente retenedor desde el primer pago que hagas a proveedores, contratistas o arrendadores. Debes practicar la retención, declararla mensualmente y pagarla a la DIAN.
El incumplimiento como agente retenedor tiene sanciones importantes. Asegúrate de entender este proceso desde el primer mes de operación.
Paso 5: Eventos RADIAN — la obligación del receptor
Esta es la obligación más frecuentemente ignorada por empresas nuevas: los eventos RADIAN. Cuando compras a crédito o con plazo para el pago, el artículo 616-1 del Estatuto Tributario exige que confirmes al emisor, mediante eventos RADIAN, el acuse de recibo de la factura (030) y el recibo del bien o servicio (032). La aceptación expresa (033) tiene efectos comerciales (la factura como título valor), no fiscales. Si no aceptas ni reclamas dentro de los 3 días hábiles siguientes al recibo del bien o servicio, el emisor puede registrar la aceptación tácita (034).
¿Por qué es importante desde el primer año? Porque, en las compras a crédito o con plazo, las facturas de proveedores que usarás como soporte de costos, deducciones e IVA descontable en tu primera declaración de renta necesitan los eventos 030 y 032 para servir como soporte fiscal (art. 616-1 ET). Si llegas a diciembre del primer año con cientos de facturas de proveedores sin eventos causados, tienes un problema.
Mi recomendación para empresas nuevas: implementa el proceso de gestión de eventos RADIAN desde el primer mes, no lo dejes para cuando el volumen sea grande. Con herramientas como SisteAcuse, el proceso se automatiza completamente — cargas una vez el certificado digital de firma de tu empresa y procesas los eventos de forma masiva en minutos. El costo es mínimo y el cumplimiento desde el inicio te evita dolores de cabeza. Lee más sobre qué son y por qué importan en nuestra guía de eventos RADIAN.
Paso 6: Registros contables desde el primer día
El Código de Comercio obliga a toda empresa a llevar contabilidad formal. Desde el primer día debes registrar todas las transacciones: ingresos, egresos, activos, pasivos. No esperes a tener "suficiente volumen" para implementar un software contable — implementarlo desde cero con pocas transacciones es mucho más sencillo que migrar datos históricos desordenados.
Paso 7: Planeación tributaria del primer año
El primer año es el mejor momento para tomar decisiones que afectarán la carga tributaria de la empresa por años. Algunas consideraciones:
- Depreciación de activos: si compraste activos para operar, asegúrate de registrar la depreciación correctamente desde el inicio
- Gastos de constitución y puesta en marcha: los gastos previos al inicio de operaciones (inicio de actividades, preapertura, preoperativos) son fiscalmente desembolsos de establecimiento: se capitalizan y se deducen en línea recta a partir de la generación de rentas, sin superar el 20% anual de su costo fiscal (arts. 74-1 y 142 ET). Por regla general no se deducen completos en el primer año; revisa con tu contador cuáles encajan en esta categoría
- Pérdidas del primer año: si el primer año termina en pérdida, esa pérdida es compensable en los siguientes años — regístrala correctamente
- Beneficios para empresas nuevas: revisa si aplicas para las exenciones o descuentos tributarios para empresas que generen empleo o inviertan en zonas específicas
Vencimientos críticos del primer año
Para no perderte los primeros vencimientos, aquí un recordatorio de las obligaciones recurrentes:
| Obligación | Frecuencia | Nota |
|---|---|---|
| Retención en la fuente | Mensual | Solo en los meses en que hubo operaciones sujetas a retención; si no hubo, no es obligatorio presentarla |
| IVA (si eres responsable) | Bimestral o cuatrimestral | Según nivel de ingresos |
| Eventos RADIAN | Por factura recibida | El 030 y el 032 no tienen plazo propio en la norma; la aceptación o el reclamo va dentro de los 3 días hábiles siguientes al recibo del bien o servicio |
| ICA | Según el municipio | Anual por regla general en Bogotá y en Medellín; en Bogotá es bimestral si el impuesto a cargo del año anterior supera 391 UVT |
| Declaración de renta | Anual | Sociedades que no son grandes contribuyentes: declaración y primera cuota en mayo del año siguiente, segunda cuota en julio. Personas naturales: entre agosto y octubre |
Para un calendario detallado de todos los vencimientos, consulta nuestro calendario tributario DIAN 2026 y para un panorama completo de todas las obligaciones de una PyME, lee la guía de obligaciones tributarias para PyMEs.
El consejo más importante
Contrata un contador desde el primer mes, no cuando ya estés en problemas. El costo de un buen asesor contable es una fracción de las sanciones que evita. Y cuando lo contrates, asegúrate de que conoce los eventos RADIAN — todavía hay contadores que no los tienen en su radar, y eso puede costarte caro en tu primera declaración de renta.