Cuando una empresa empieza a crecer en Colombia, las obligaciones tributarias crecen con ella — y a veces más rápido de lo que los emprendedores anticipan. He asesorado cientos de PyMEs a lo largo de mi carrera y el patrón es siempre el mismo: arrancan con energía, venden, contratan, y de repente reciben un requerimiento de la DIAN por algo que nunca supieron que debían hacer.
Esta guía está escrita para que eso no te pase a ti. Aquí tienes un mapa completo de las obligaciones tributarias de las PyMEs en Colombia para 2026, con lenguaje directo y sin rodeos.
1. Registro Único Tributario (RUT) actualizado
El RUT es el documento base de tu relación con la DIAN. Parece obvio, pero un RUT desactualizado es una fuente frecuente de problemas con la DIAN: actividades económicas que no corresponden a lo que factura la empresa, régimen tributario incorrecto, o dirección fiscal vencida.
En 2026 debes asegurarte de que tu RUT refleje correctamente:
- Todas las actividades económicas que genera ingresos (código CIIU)
- Tu régimen de IVA (responsable o no responsable)
- La dirección fiscal actualizada
- Los representantes legales vigentes
2. IVA: ¿eres responsable o no?
La primera pregunta que todo PyME debe responder es si es responsable del IVA. Según el parágrafo 3 del artículo 437 del ET (modificado por la Ley 2010 de 2019), las personas naturales que cumplan todas sus condiciones son no responsables de IVA (antes llamado régimen simplificado). Entre esas condiciones está tener ingresos brutos inferiores a 3.500 UVT en el año anterior o en el año en curso: $174.296.500 con la UVT de 2025 y $183.309.000 con la de 2026. Esta figura solo aplica a personas naturales.
Si eres responsable, debes:
- Facturar el IVA del 19% (o la tarifa aplicable según el bien/servicio)
- Presentar la declaración de IVA bimestral o cuatrimestral según tus ingresos
- Llevar libros auxiliares de IVA descontable y generado
Si no eres responsable de IVA, en principio no estás obligado a expedir factura electrónica (art. 1.6.1.4.3 del DUR 1625 de 2016). Pero si compras a crédito y quieres que esas facturas soporten tus costos y deducciones, necesitas enviar los eventos RADIAN de recibo. Para eso puedes habilitarte en el sistema de facturación. Este punto lo explico más adelante.
3. Retención en la fuente: agente retenedor vs. sujeto de retención
La retención en la fuente funciona en dos vías para las PyMEs:
Como sujeto de retención
Cuando vendes a clientes que son agentes de retención (sociedades, grandes contribuyentes y entidades del Estado, entre otros), te practicarán retención en la fuente sobre los pagos que te hacen. Esta retención es un anticipo de tu impuesto de renta y debes declararla en tu declaración anual.
Como agente retenedor
Si eres una sociedad (S.A.S., S.A., Ltda.) o una persona natural con ciertos niveles de ingresos, eres agente retenedor y debes practicar retención a tus proveedores cuando les pagas. Esto implica presentar ante la DIAN la declaración mensual de retención en la fuente en los meses en que hayas practicado retenciones.
4. Impuesto de renta
Las personas jurídicas (S.A.S., S.A., Ltda., entre otras) pagan impuesto de renta sobre sus utilidades. La tarifa general es del 35% sobre la renta líquida gravable. Existen beneficios tributarios por inversión en activos fijos productivos, donaciones a entidades del régimen especial, y otros incentivos que vale la pena revisar con tu contador.
Las personas naturales con negocio que superan los umbrales de ingresos o patrimonio también declaran renta. Según el artículo 330 del ET (modificado por la Ley 2010 de 2019), los ingresos se depuran en tres cédulas: rentas de trabajo, de capital y no laborales (cédula general); rentas de pensiones; y dividendos y participaciones.
5. Facturación electrónica: ya no hay excusas
La facturación electrónica en Colombia es de obligatorio cumplimiento para prácticamente todos los contribuyentes. Si aún emites facturas en papel o por talonario, estás exponiendo tu empresa a sanciones. Para emitir tus facturas puedes usar un proveedor tecnológico autorizado por la DIAN, un software propio o el servicio gratuito de facturación de la DIAN.
Lo que muchas PyMEs desconocen es que la factura electrónica no solo tiene consecuencias para quien la emite, sino también para quien la recibe. Ahí entran los eventos RADIAN.
6. Eventos RADIAN: la obligación que más se ignora
Los eventos RADIAN son quizás la obligación tributaria menos conocida entre los dueños de PyMEs. Sin embargo, es completamente real: en las compras a crédito o con plazo para el pago, no hacer los eventos de recibo tiene consecuencias directas sobre la validez de tus costos y deducciones.
Cuando un proveedor te envía una factura electrónica, como receptor te corresponden estos eventos ante la DIAN:
- Acuse de recibo (030): confirma que recibiste la factura
- Recibo del bien o servicio (032): confirma que recibiste lo facturado
- Aceptación expresa (033): acepta formalmente la factura (3 días hábiles desde el recibo del bien o servicio; si no aceptas ni reclamas en ese plazo, el emisor puede registrar la aceptación tácita, evento 034)
En compras a crédito o con plazo para el pago, sin el acuse de recibo y el recibo del bien o servicio esa factura no queda como soporte de costos, deducciones e IVA descontable (art. 616-1 del Estatuto Tributario). Esto significa que en una revisión podrían rechazarte deducciones que creías perfectamente soportadas.
Una PyME puede recibir decenas o cientos de facturas al mes. Causar los tres eventos manualmente en el portal de la DIAN para cada una es inviable. Herramientas como SisteAcuse resuelven esto completamente: conectas tu empresa, configuras el token de la DIAN y procesas todos los eventos masivamente en minutos. Para una PyME que quiere cumplir sin contratar personal extra solo para esto, es la solución más práctica que conozco. Conoce más en nuestra guía completa sobre eventos RADIAN.
7. Impuesto de Industria y Comercio (ICA)
El ICA es un impuesto municipal que grava los ingresos brutos de las actividades industriales, comerciales y de servicios. Su tarifa varía por municipio y actividad económica. En Bogotá va del 0,414% al 1,4% sobre ingresos brutos (el tope corresponde a las actividades financieras), según la actividad.
Muchas PyMEs que operan en varios municipios olvidan declarar ICA en todas las ciudades donde tienen actividad gravable. La DIAN no administra este impuesto (lo hacen las Secretarías de Hacienda municipales), pero eso no lo hace menos obligatorio.
8. Información exógena
Si tu empresa es persona jurídica y en 2025 o en 2024 obtuvo ingresos brutos superiores a 2.400 UVT (para el año gravable 2025, $119.517.600), o si en 2025 fuiste agente de retención, debes reportar información exógena (medios magnéticos) ante la DIAN. Así lo dispone la Res. DIAN 162 de 2023, hoy art. 1.3.1.1 de la Res. 227 de 2025. Para personas naturales el umbral es de 11.800 UVT, entre otros requisitos. Este reporte consolida información de clientes, proveedores, pagos de nómina y otras transacciones. El incumplimiento se sanciona según el art. 651 del ET: multa de hasta 7.500 UVT ($392.805.000 en 2026), del 1% de las sumas no informadas, del 0,7% si se informan con errores y del 0,5% si se entregan tarde.
Resumen: el checklist del PyME responsable
| Obligación | Frecuencia | Administra |
|---|---|---|
| Actualización RUT | Cuando haya cambios | DIAN |
| Declaración IVA | Bimestral o cuatrimestral | DIAN |
| Retención en la fuente | Mensual | DIAN |
| Impuesto de renta | Anual | DIAN |
| Facturación electrónica | Por transacción | DIAN |
| Eventos RADIAN | Por factura recibida (aceptación o reclamo: 3 días hábiles desde el recibo del bien o servicio) | DIAN |
| ICA | Según el municipio (en Bogotá y Medellín, anual por regla general) | Municipio |
| Información exógena | Anual | DIAN |
Si estás comenzando y quieres un panorama completo de los primeros pasos, no te pierdas nuestra guía de supervivencia tributaria para el primer año de tu empresa.