La discusión sobre costos y deducciones en Colombia nunca es sencilla, pero en los últimos años se ha vuelto más compleja gracias a un factor que muchos contribuyentes ignoran: los eventos RADIAN. Hoy, en las compras a crédito o con plazo para el pago, no basta con tener una factura electrónica válida para soportar un costo ante la DIAN — también hay que haber enviado como receptor los mensajes de recibo de la factura y del bien o servicio.
En esta guía explico qué requisitos debe cumplir un soporte de costos en 2026 para ser válido ante la DIAN, con especial énfasis en los aspectos de facturación electrónica que más se están revisando.
¿Qué es un soporte de costos y deducciones?
Un soporte de costos es el documento que justifica que un gasto es deducible del impuesto de renta. Para que un costo o gasto sea deducible en Colombia debe cumplir los requisitos del artículo 107 del Estatuto Tributario (necesidad, proporcionalidad y causalidad) y contar con el soporte documental que exigen los artículos 616-1 y 771-2 del ET:
- Necesidad: el gasto debe ser necesario para la actividad generadora de renta
- Proporcionalidad: debe guardar proporción con la actividad
- Relación de causalidad: debe tener relación de causa con la generación del ingreso
- Soporte formal válido: debe estar respaldado en los documentos que exige la normativa
Este cuarto punto es el que más cambios ha tenido en los últimos años.
Requisitos del soporte formal en 2026
Factura electrónica válida
El artículo 771-2 del ET exige que los costos, deducciones e impuestos descontables estén soportados en facturas que cumplan los requisitos de los literales b) a g) de los artículos 617 y 618 del ET. Con la facturación electrónica, en 2026 esto significa:
- Factura electrónica de venta con CUFE válido
- Transmitida y validada por la DIAN
- Con los datos del vendedor y comprador correctos (NIT, razón social, dirección)
- Con la descripción del bien o servicio, valor y tarifas de impuestos correctas
Una factura en papel de un proveedor que ya estaba obligado a facturar electrónicamente puede ser rechazada como soporte de costos, incluso si el gasto es legítimo y necesario.
Eventos RADIAN: la condición que muchos olvidan
Aquí está el punto más importante y menos conocido de 2026: cuando la compra es a crédito o con plazo para el pago, el inciso 10 del artículo 616-1 del Estatuto Tributario exige que el comprador confirme, mediante mensaje electrónico al emisor, el recibido de la factura y de los bienes o servicios. Solo entonces la factura se constituye en soporte de costos, deducciones e impuestos descontables. El artículo 34 de la Resolución DIAN 000085 de 2022 (hoy artículo 1.5.4.9.1 de la Resolución 000227 de 2025) repite la regla.
En RADIAN, esos mensajes son el acuse de recibo (evento 030) y el recibo del bien o servicio (evento 032). La aceptación expresa (033) no es requisito fiscal: sus efectos son comerciales, sobre la factura como título valor. En las compras de contado, la DIAN ha dicho que el mensaje de confirmación no es obligatorio para efectos fiscales (Concepto Unificado 106 de 2022).
Lo que esto significa en la práctica: cada factura a crédito que uses como soporte de costos o IVA descontable debe tener el 030 y el 032. Si tienes 500 facturas a crédito en el año y a 50 de ellas les faltan esos eventos, esas 50 facturas tienen riesgo de rechazo. Desde la Sentencia 29509 de 2025 del Consejo de Estado, acogida por la DIAN en el Concepto 15517 de 2025, los mensajes faltantes se pueden enviar después, incluso durante una fiscalización. Más detalle en ¿es obligatorio el acuse de recibo?
Casos especiales de soporte
Documento soporte en adquisiciones con no obligados a facturar
Cuando compras a personas naturales no obligadas a facturar (vendedores informales, pequeños agricultores, servicios personales puntuales), puedes usar el documento soporte en lugar de la factura. Este documento lo genera el comprador y debe transmitirse a la DIAN. Tiene requisitos específicos de contenido y formato.
Nómina como soporte de costos
Los pagos a empleados se soportan con la nómina electrónica (DIAN), los contratos de trabajo, las planillas de seguridad social y las liquidaciones de nómina. El documento soporte de pago de nómina electrónica es el soporte de costos y deducciones de los pagos laborales (Resolución DIAN 000013 de 2021, hoy compilada en la Resolución 000227 de 2025); si no lo transmites, la DIAN puede desconocer ese costo laboral.
Contratos como complemento
Para servicios de alto valor o de naturaleza continua (arrendamiento, consultoría, servicios de outsourcing), el contrato es un complemento importante al soporte de factura. La DIAN puede solicitar verificar que la factura corresponde a un contrato válido entre las partes.
¿Qué pasa si la DIAN rechaza un costo?
Cuando la DIAN rechaza costos en una revisión, el impacto es directo sobre la base gravable:
- La base gravable aumenta por el valor del costo rechazado
- Se genera impuesto de renta adicional sobre ese mayor valor
- Se calculan intereses de mora sobre el impuesto adicional
- Se aplica sanción por inexactitud (del 100% al 200% del mayor impuesto determinado, según el caso)
En una empresa que tenga $100 millones en costos rechazados y tarifa del 35%, el impuesto adicional es $35 millones, más intereses y sanciones. La magnitud de este riesgo justifica cualquier inversión en asegurar el soporte correcto de los gastos.
Cómo asegurar el soporte correcto de tus costos
- Exige facturas electrónicas válidas a todos tus proveedores. Si un proveedor te da factura en papel siendo obligado a facturar electrónicamente, pide la versión electrónica antes de pagar.
- Causa el 030 y el 032 de tus facturas de proveedores a crédito o con plazo. Son la condición para que esas facturas soporten costos, deducciones e IVA descontable; la aceptación expresa (033) no es requisito fiscal. Para el volumen de facturas de una empresa promedio, necesitas un proceso automatizado.
- Conserva los reportes de eventos causados como soporte adicional ante la DIAN.
- Verifica que la información del proveedor en la factura sea correcta: NIT, razón social y régimen tributario deben coincidir con el RUT actual del proveedor.
Para la gestión de eventos RADIAN, SisteAcuse genera un reporte en Excel con una fila por documento recibido: tipo, proveedor, total, forma de pago, CUFE y el estado de cada evento (030, 032, 033 y 031). Con ese reporte filtras rápido qué facturas a crédito aún no tienen el 030 y el 032 antes de que te llegue un requerimiento. Aprende más sobre las obligaciones del receptor de facturas electrónicas y cómo protegerte.
Conclusión
El soporte de costos en 2026 no es solo tener la factura — es tener la factura electrónica válida, con el 030 y el 032 causados cuando la compra es a crédito o con plazo, y conservar los soportes por el tiempo legal. Los contribuyentes que asumen que "con la factura es suficiente" están tomando un riesgo tributario que puede materializarse en cualquier revisión. El costo de cumplir correctamente es mínimo comparado con las consecuencias de no hacerlo.