El RUES (Registro Único Empresarial y Social) confunde a muchos emprendedores porque se mezcla con la matrícula mercantil, con el RUT y con el certificado de existencia y representación legal. Para una persona jurídica el camino está claro: hay que matricularse en cámara de comercio. Para una persona natural, la duda es si vende productos en redes sociales y necesita matricularse o si solo presta servicios y no le aplica. Aquí explicamos qué es exactamente el RUES, quién está obligado, cómo se hace el registro, qué cuesta y cómo se renueva cada año.

Qué es el RUES y qué incluye

El RUES nació con el artículo 166 del Decreto Ley 19 de 2012, que amplió el Registro Único Empresarial del artículo 11 de la Ley 590 de 2000. Integra en una sola plataforma los siguientes registros:

  • Matrícula mercantil de comerciantes y sociedades.
  • Registro Único de Proponentes (RUP).
  • Registro de Entidades sin Ánimo de Lucro (ESAL).
  • Registro de juegos de suerte y azar.
  • Registro Nacional de Turismo.
  • Otros registros sectoriales.

Lo administran las cámaras de comercio (art. 166 del Decreto Ley 19 de 2012), y la información básica de los inscritos se consulta gratis en la página web del RUES, rues.org.co (art. 172 del mismo decreto).

Quién está obligado a registrarse

Caso ¿Debe RUES?
Persona natural que vende productos físicos Sí (comerciante)
Persona natural que vende productos por internet Sí (comerciante)
Persona natural prestador de servicios profesionales Generalmente no
Persona natural prestador de servicios técnicos repetidos Caso a caso
SAS, LTDA, SA Sí, obligatorio
Fundación o corporación (ESAL) Sí, en registro especial
Sucursal de extranjera Sí

La diferencia clave: si ejerces actos de comercio según el artículo 20 del Código de Comercio (comprar para revender, fabricar, transportar, etc.), eres comerciante y debes matricularte. Si solo prestas servicios profesionales, generalmente no.

Cómo registrarse: paso a paso

  1. Define tu tipo de matrícula: persona natural comerciante, sociedad o ESAL.
  2. Si eres sociedad, redacta los estatutos (puedes usar el modelo SAS de la cámara).
  3. Reúne documentos: cédula, RUT preinscrito, formulario RUES diligenciado.
  4. Calcula el costo: los derechos de matrícula dependen de tus activos y, si es una sociedad, el impuesto de registro se calcula sobre el capital.
  5. Radica en cámara de comercio (la mayoría tiene radicación virtual).
  6. Paga los derechos de inscripción y el impuesto de registro departamental.
  7. Recibe el certificado de matrícula mercantil con NIT (si es jurídica).
  8. Revisa en la DIAN que tu RUT haya quedado definitivo y con los datos correctos.

Costo del registro

El costo tiene dos componentes:

  • Derechos de matrícula: los fija el Gobierno en el Decreto 1074 de 2015 (art. 2.2.2.46.1.1). Se liquidan en UVB según los activos del comerciante.
  • Impuesto de registro departamental: la tarifa la fija cada asamblea departamental con base en el artículo 230 de la Ley 223 de 1995 (modificado por la Ley 2069 de 2020). Como regla general, al constituir una sociedad va del 0,1% al 0,3% del valor del aporte (capital y prima en colocación de acciones o cuotas), y para microempresas del 0,1% al 0,2%. La ley permite a los departamentos algunos incrementos adicionales.

Pide a tu cámara de comercio la liquidación exacta antes de radicar.

Renovación anual de la matrícula

Toda matrícula mercantil debe renovarse cada año entre el 1 de enero y el 31 de marzo. La renovación:

  • Mantiene actualizada la información financiera del comerciante.
  • Genera ingresos para el sistema cameral.
  • Permite que la cámara emita el certificado de existencia y representación.

Si no renuevas a tiempo, la Superintendencia de Industria y Comercio (no la cámara) puede imponerte la sanción del artículo 37 del Código de Comercio (art. 30 de la Ley 1727 de 2014). Si pasas cinco años sin renovar, la cámara cancela la matrícula de la persona natural o del establecimiento de comercio, y la sociedad queda disuelta y en estado de liquidación (art. 31 de la Ley 1727 de 2014).

Diferencia entre RUES, NIT y RUT

Esta confusión es tan frecuente que le dedicamos un artículo completo:

  • NIT es el número de identificación tributaria que la DIAN asigna al inscribirse en el RUT, tanto a personas naturales como a personas jurídicas.
  • RUT es el documento que la DIAN emite con todos los datos tributarios.
  • RUES es la base de datos cameral con datos de comerciantes y sociedades.

Una persona natural NO comerciante tiene RUT pero no tiene RUES.

Errores comunes al registrarse en RUES

  • Inscribir un objeto social demasiado restringido que limita el negocio futuro.
  • Declarar capital social muy bajo solo para pagar menos.
  • Olvidar registrar la dirección comercial real.
  • No alinear el CIIU del RUT con la actividad declarada en RUES.
  • Dar por hecho que cada cambio hecho en la cámara ya quedó en el RUT: revisa tu RUT después de cada cambio.

Cómo SisteAcuse encaja para empresas registradas en RUES

Una vez tu empresa tiene matrícula mercantil y RUT habilitado para facturación, SisteAcuse aporta tres beneficios concretos:

  • Multi-empresa por NIT: cada empresa cargada guarda su NIT y su razón social, y tus reportes salen con esa razón social.
  • Reportes en Excel (XLSX): útiles para el revisor fiscal o los socios cuando piden trazabilidad de los eventos RADIAN procesados en el periodo.
  • Certificado protegido: el certificado digital (.pfx) de cada empresa se guarda cifrado y con él se firman los eventos RADIAN.

Próximos pasos

Si todavía no tienes RUT, primero ve al artículo de inscripción al RUT por primera vez. Si tienes dudas sobre la diferencia entre RUT, NIT y RUES, lee la aclaración definitiva. Para el panorama completo de trámites antes de facturar electrónicamente, vuelve al pilar de trámites DIAN. Y cuando estés listo para gestionar las facturas que recibes de proveedores, conecta con el pilar de RADIAN.