El manejo de inventarios es uno de los temas contables más relevantes para empresas comerciales, manufactureras y de distribución. Con la adopción de las NIIF, el tratamiento de los inventarios cambió en varios aspectos importantes respecto a los PCGA anteriores. Esta guía te explica los puntos clave para PyMEs colombianas en 2026.

¿Qué son los inventarios bajo NIIF?

Los inventarios se regulan por la NIC 2 (para NIIF plenas) y la Sección 13 (para NIIF para PyMEs). Se definen como activos:

  • Mantenidos para la venta en el curso ordinario del negocio.
  • En proceso de producción con vistas a ser vendidos.
  • En forma de materiales o suministros que serán consumidos en el proceso productivo.

No son inventarios los activos usados en la producción (esos son PPE), ni los instrumentos financieros, ni los activos biológicos.

Medición inicial: el costo del inventario

Los inventarios se miden al costo, que incluye:

  • Costo de compra: precio de compra más aranceles de importación, impuestos no recuperables, transporte, manejo y otros costos directamente atribuibles.
  • Costos de transformación: para inventarios manufacturados: mano de obra directa y costos indirectos de fabricación sistemáticamente asignados.
  • Otros costos: solo los que sean necesarios para poner el inventario en su ubicación y condición actual.

Se excluyen del costo del inventario (son gastos del período): los desperdicios anormales, los costos de almacenamiento (salvo que sean necesarios en el proceso productivo, antes de una fase posterior de elaboración), los costos administrativos generales, y los costos de venta.

Métodos de valoración de costo admitidos bajo NIIF

La NIC 2 y la Sección 13 permiten los siguientes métodos:

PEPS (Primeras Entradas, Primeras Salidas)

Se asume que los primeros artículos comprados son los primeros en venderse. El inventario final queda valorado a los últimos precios de compra. En épocas de inflación, PEPS genera menor costo de ventas y mayor utilidad (y mayor inventario en el balance).

Costo Promedio Ponderado

El costo unitario se calcula como el promedio ponderado del costo de todos los artículos similares en existencia al inicio del período y de los comprados durante el mismo. Es el método más usado por PyMEs colombianas por su simplicidad.

Identificación específica

Para inventarios de artículos únicos o no intercambiables (vehículos, maquinaria de alto valor, joyas). Se registra el costo real de cada artículo individualmente.

Importante: el método UEPS (Últimas Entradas, Primeras Salidas) no está permitido ni por la NIC 2 ni por la Sección 13 de la NIIF para PyMEs. Si antes usabas UEPS bajo PCGA colombianos, debiste cambiarlo al adoptar NIIF.

Medición posterior: el menor entre el costo y el VNR

Al final de cada período, los inventarios se miden al menor entre el costo y el Valor Neto Realizable (VNR). El VNR es el precio estimado de venta en el curso normal del negocio, menos los costos estimados de terminación y los necesarios para efectuar la venta.

Cuando el VNR es menor que el costo (por obsolescencia, daño, caída de precios de mercado), se reconoce una pérdida por deterioro del inventario:

  • Se lleva el inventario al VNR.
  • La diferencia se reconoce como gasto del período.

Si en períodos posteriores el VNR recupera valor, la pérdida puede revertirse hasta el límite del costo original.

Deterioro de inventarios: diferencias fiscales

Aquí viene una de las diferencias temporales más comunes entre contabilidad NIIF y norma fiscal:

Fiscalmente, el costo de los inventarios enajenados se determina por el sistema de juego de inventarios (periódico) o por el de inventario permanente (artículo 62 E.T.). Las pérdidas por deterioro de valor parcial del inventario por ajustes al valor neto de realización solo son deducibles al momento de la enajenación del inventario (artículo 59, numeral 1, literal a, E.T.), no cuando se reconoce contablemente el deterioro. Los inventarios dados de baja por obsolescencia y debidamente destruidos, reciclados o chatarrizados son deducibles si se soportan con un documento firmado por el representante legal y por los responsables de la destrucción (artículo 64, numeral 2, E.T.).

Esto genera una diferencia temporal que debe ir en la conciliación fiscal: contablemente reconoces la pérdida este año, pero fiscalmente solo la deduces cuando el inventario se venda o se destruya.

Inventarios en el sistema de facturación electrónica

Cada vez que compras inventario a un proveedor, recibes una factura electrónica por esa compra. Esa factura es el soporte principal del costo de adquisición del inventario. Si la compra es a crédito o con plazo para el pago, el artículo 616-1 del E.T. exige además que, como receptor, confirmes al emisor el recibo de la factura (evento 030, acuse de recibo) y el recibo de los bienes (evento 032) para que la factura soporte costos, deducciones e impuestos descontables. La aceptación expresa (evento 033) no es un requisito fiscal: tiene efectos comerciales (título valor), y si no aceptas ni reclamas a tiempo, el emisor puede registrar la aceptación tácita (evento 034).

Para empresas con alto volumen de compras de inventario (ferreterías, distribuidoras, supermercados, almacenes de ropa), los eventos RADIAN por compras de mercancía pueden ser cientos al mes. SisteAcuse automatiza estos eventos sin importar el volumen: sincroniza con la DIAN las facturas que recibes y te permite acusarlas de forma masiva o con auto-acuse programado.

Control físico vs. control contable de inventarios

Una buena contabilidad de inventarios tiene dos capas que deben estar siempre reconciliadas:

  • Control físico: lo que realmente tienes en bodega. Se verifica con conteos físicos periódicos (al menos anuales para el cierre de estados financieros).
  • Control contable: lo que el sistema de inventarios dice que tienes, basado en registros de entradas y salidas.

Las diferencias entre el inventario físico y el contable pueden ser por robo, deterioro no registrado, errores en registros, errores de codificación o envíos incorrectos de proveedores. Estas diferencias deben analizarse y registrarse contablemente.

Importaciones de inventario: el costo completo

Para PyMEs que importan mercancía, el costo del inventario incluye mucho más que el precio FOB al proveedor:

  • Precio de la mercancía (FOB o CIF según el INCOTERM).
  • Flete internacional.
  • Seguro de transporte.
  • Arancel de importación (dependiendo del tipo de producto y el país de origen).
  • IVA de importación (si no es recuperable como descontable).
  • Costos de agente de aduanas.
  • Gastos de bodegaje en puerto y transporte nacional hasta la bodega.

Todos estos costos se acumulan en el costo del inventario antes de que este esté disponible para la venta.

El inventario en la declaración de renta

El inventario final del año afecta directamente el costo de ventas fiscal:

Costo de ventas = Inventario inicial + Compras - Inventario final

Un inventario subestimado genera un mayor costo de ventas y menor utilidad (menos impuesto). Un inventario sobreestimado tiene el efecto contrario. La DIAN puede cruzar el inventario y el costo de ventas de tu declaración de renta con tus estados financieros, con tu conciliación fiscal (artículo 772-1 E.T.) y con las compras que tus proveedores le reportan en la información exógena y en la factura electrónica — las inconsistencias son señales de alerta.