En más de veinte años asesorando empresas ante la DIAN, he visto de todo. Pero lo que más me impacta no son los errores por complejidad — son los errores por descuido, por desconocimiento de cambios normativos o por confiar demasiado en que "eso nunca lo revisan". La realidad es que la DIAN tiene hoy sistemas de cruce de información mucho más sofisticados que hace diez años.

Esta es mi lista de los 10 errores más comunes que veo en la práctica contable colombiana y que pueden derivar en sanciones, requerimientos o incluso procesos penales.

Error 1: No causar los eventos RADIAN a tiempo

Este es el error más nuevo y el que más contadores y empresas están cometiendo sin saberlo. Los eventos RADIAN (acuse de recibo, recibo del bien y aceptación expresa) son la forma en que el comprador deja constancia ante la DIAN de lo que pasó con cada factura electrónica que recibe. En las compras a crédito o con plazo, el acuse de recibo (030) y el recibo del bien o servicio (032) son los mensajes que exige el artículo 616-1 del Estatuto Tributario para que la factura soporte costos, deducciones e impuestos descontables. Ni el 030 ni el 032 tienen un plazo propio en la norma. Los 3 días hábiles aplican a la aceptación expresa o al reclamo, y se cuentan desde el recibo de la mercancía o del servicio (art. 2.2.2.53.4 del Decreto 1074 de 2015).

No existe una multa propia por no registrar eventos RADIAN. El riesgo real es otro: en las compras a crédito, sin el acuse de recibo (030) y el recibo del bien o servicio (032), los costos, deducciones e IVA descontable soportados en esas facturas pueden ser objetados en una revisión. La aceptación expresa (033) tiene efectos comerciales, porque le permite a la factura circular como título valor, pero no es un requisito fiscal. He visto empresas con deducciones rechazadas simplemente porque los eventos no estaban causados.

La solución es sistematizar el proceso. Herramientas como SisteAcuse permiten procesar cientos de eventos masivamente en minutos, y exportar un reporte de los eventos registrados como soporte. Sin automatización, es prácticamente imposible cumplir con los plazos de forma consistente cuando el volumen de facturas es alto. Profundiza en los plazos y sanciones de eventos RADIAN en 2026.

Error 2: RUT desactualizado

El RUT debe reflejar en todo momento la realidad de la empresa: actividades económicas actuales, régimen tributario correcto, representantes legales vigentes y dirección fiscal. Un RUT desactualizado puede generar inconsistencias en las declaraciones, problemas en la facturación electrónica y la sanción del artículo 658-3 del Estatuto Tributario si el RUT no se actualiza a más tardar dentro del mes siguiente al cambio: 1 UVT por cada día de retraso, o 2 UVT diarias si el dato desactualizado es la dirección o la actividad económica.

Revisa el RUT de tus clientes al inicio de cada año y cada vez que haya un cambio relevante en la empresa.

Error 3: No tener claro cuándo es obligatoria la declaración de retención

Si en un mes no hubo operaciones sujetas a retención, no es obligatorio presentar la declaración (parágrafo 5 del artículo 1.6.1.13.2.33 del Decreto 1625 de 2016). El error está en el caso contrario: practicar retenciones y no declararlas. En ese caso aplica la sanción por no declarar del artículo 643 del Estatuto Tributario, que es la mayor entre el 10% de los pagos o de los costos y gastos del periodo y el 100% de las retenciones de la última declaración presentada.

Error 4: No discriminar correctamente el IVA en la factura

Las facturas electrónicas deben discriminar correctamente el IVA por tarifa (19%, 5%, 0%, exento, excluido). Una factura con IVA mal discriminado puede generar rechazo del IVA descontable por parte del comprador y problemas en la conciliación tributaria del emisor. Con la facturación electrónica, estos errores quedan registrados permanentemente en la DIAN.

Error 5: Costos sin soporte válido

El artículo 771-2 del Estatuto Tributario establece que solo son procedentes los costos y gastos soportados en facturas con los requisitos legales. En 2026, esto significa facturas electrónicas válidas — con CUFE, firma digital y validación previa de la DIAN. Y en las compras a crédito o con plazo, el artículo 616-1 del Estatuto Tributario exige además el acuse de recibo (030) y el recibo del bien o servicio (032) para que la factura soporte costos, deducciones e IVA descontable. Una factura en papel de un proveedor obligado a facturar electrónicamente puede ser rechazada como soporte de costos.

Error 6: Retenciones practicadas a tarifas incorrectas

Las bases y tablas de retención en la fuente están expresadas en UVT, así que su valor en pesos cambia cada año con la nueva UVT ($52.374 en 2026). También pueden cambiar por decreto: el Decreto 572 de 2025 bajó las bases a 2 UVT en servicios y a 10 UVT en compras. Aplicar la tabla del año anterior es un error frecuente que genera inexactitud en las declaraciones. Verifica siempre que tu software contable esté actualizado con las tablas vigentes del año en curso.

Error 7: No reportar información exógena completa

La información exógena (medios magnéticos) debe incluir a todos los terceros con los que tuviste operaciones que superen los umbrales de reporte. Omitir proveedores, clientes o pagos de nómina porque "el valor es pequeño" o "no superaba el límite el año pasado" es un riesgo cuando los umbrales cambian.

Verifica cada año los conceptos y umbrales de reporte en la resolución de exógena vigente. Los umbrales expresados en UVT cambian con el valor de la UVT anual.

Error 8: ICA no declarado en todos los municipios con actividad

Si tu empresa tiene actividad comercial, industrial o de servicios en varios municipios — ya sea por ventas presenciales, domicilios, obras o prestación de servicios — debes declarar ICA en cada municipio donde se entiende realizada la actividad según las reglas de territorialidad del artículo 343 de la Ley 1819 de 2016, no solo donde está el domicilio principal. Por ejemplo, la industria tributa donde está la fábrica; el comercio, donde está el establecimiento o punto de venta (o, si no lo hay, donde se perfecciona la venta), y los servicios, donde se ejecutan.

Este error es especialmente común en empresas de servicios, construcción y distribución. Las Secretarías de Hacienda municipales tienen cada vez más capacidad de cruce con la información de facturación electrónica de la DIAN.

El Código de Comercio establece que los libros de contabilidad y soportes deben conservarse por 10 años. Para efectos tributarios, el artículo 632 del Estatuto Tributario, en concordancia con el artículo 46 de la Ley 962 de 2005 (modificado por el artículo 304 de la Ley 1819 de 2016), exige conservar las informaciones y pruebas durante el mismo término de firmeza de la declaración tributaria correspondiente. En un proceso de revisión, si no puedes presentar los soportes, la DIAN puede desconocer los costos y deducciones.

Con la facturación electrónica, los documentos digitales deben conservarse con sus metadatos y firma digital intactos, no solo como imagen o PDF sin validez.

Error 10: Ignorar los cambios normativos del año

Colombia tiene una de las normativas tributarias más cambiantes del mundo. Cada año hay reformas, decretos reglamentarios, resoluciones y doctrinas de la DIAN que modifican las reglas. Un contador que aplica la norma del año anterior como si fuera la vigente está cometiendo un error sistemático.

Mi recomendación: suscríbete a la newsletter de la DIAN, sigue los portales especializados en tributaria colombiana y dedica al menos 2 horas mensuales a actualizarte en cambios normativos. El costo de no estar actualizado es mucho mayor que el tiempo de estudio.

En resumen

La mayoría de estos errores son prevenibles con sistemas, herramientas y hábitos adecuados. El primero de la lista — no causar eventos RADIAN — es además el más nuevo y el que más empresas están cometiendo hoy. Si aún no tienes un proceso sistemático para los eventos RADIAN, es el primer frente que debes atacar.